Willem-Jan
van Heeswijk
Commercial Real Estate Broker
Oficina con servicios vs. Oficina convencional, ¿cuál es la opción más rentable?
✔Última actualización: noviembre de 2025, por Jeroen van der Linde
El mercado inmobiliario de oficinas en España está experimentando una transformación estructural profunda. Con la consolidación del trabajo híbrido, la oficina ha dejado de ser simplemente un espacio físico fijo para convertirse en un centro estratégico de colaboración, innovación e identidad corporativa.
Esta evolución está llevando a las empresas a replantearse cómo asignan su capital. La pregunta clave para los directivos actuales es: ¿cuál es el Coste Total de Propiedad (TCO) real de nuestra estrategia inmobiliaria, considerando una tasa media de ocupación entre el 40% y el 60%?
En este artículo analizamos las implicaciones financieras y operativas de las oficinas flexibles full service frente a las oficinas tradicionales, para identificar cuál es la solución más eficiente y estratégica para las empresas modernas.
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Oficinas full service vs. oficinas tradicionales
Definiciones y contexto
- Oficinas full service (gestionadas o flexibles): espacios totalmente equipados, amueblados y listos para usar, con contratos de corta duración y costes todo incluido.
- Oficinas tradicionales: locales alquilados sin mobiliario o semi-acabados, con contratos a largo plazo (normalmente de 5 a 7 años) donde el inquilino asume costes de adecuación, mantenimiento y gestión.
6 factores clave al elegir una oficina
1. Flexibilidad contractual
Las oficinas flexibles destacan por su agilidad. Permiten ajustar el espacio según las necesidades del negocio sin compromisos a largo plazo ni inversión inicial elevada. Esta opción es ideal para startups, pymes o empresas en expansión que buscan adaptabilidad. Las oficinas tradicionales siguen siendo adecuadas para compañías consolidadas con estructuras estables.
| Aspecto | Oficina tradicional | Oficina full service | Implicación estratégica |
|---|---|---|---|
| Duración del contrato | Largo plazo (5–7 años) | Corto plazo, flexible | Reducción de riesgo: ajusta el espacio ante cambios de plantilla. |
| Adaptabilidad | Lenta, requiere obras o negociación | Inmediata, ajustando puestos según uso | Agilidad: esencial en entornos de crecimiento o cambio. |
2. Inversión inicial (CAPEX) y eficiencia operativa
En una oficina tradicional, los costes de mobiliario, obras e infraestructura recaen sobre el inquilino, lo que implica una inversión inicial (CAPEX) significativa. En cambio, los espacios flexibles convierten estos gastos fijos en costes operativos mensuales (OPEX) predecibles, mejorando la liquidez y la gestión financiera.
| Aspecto | Oficina tradicional | Oficina full service | Impacto financiero |
|---|---|---|---|
| Inversión inicial | Alta (CAPEX) | Baja o nula (OPEX) | Liquidez: mayor capacidad para invertir en crecimiento. |
| Instalación y tecnología | A cargo del inquilino, plazos largos | Incluido en el servicio | Velocidad: acceso inmediato al espacio operativo. |
3. Coste total de propiedad (TCO) y previsibilidad
El TCO no se limita al alquiler mensual: incluye mantenimiento, suministros, seguridad y gestión. En las oficinas flexibles, estos costes se agrupan en una tarifa única, lo que facilita el control presupuestario y evita desviaciones financieras.
| Aspecto | Oficina tradicional | Oficina full service | Implicación económica |
|---|---|---|---|
| Estructura de costes | Variable e impredecible | Todo incluido, coste fijo | Estabilidad: simplifica la planificación presupuestaria. |
| Gestión operativa | Responsabilidad del inquilino | Incluida en el servicio | Eficiencia: más tiempo para el negocio principal. |
4. Eficiencia del espacio y tasa de ocupación
El trabajo híbrido ha reducido la ocupación diaria media en muchas oficinas. En Madrid y Barcelona, donde el coste por metro cuadrado es elevado, pagar por espacio infrautilizado afecta directamente al margen operativo. Los espacios flexibles permiten pagar solo por lo que realmente se usa, con zonas comunes, salas de reuniones y puestos compartidos que optimizan la inversión inmobiliaria.
| Aspecto | Oficina tradicional | Oficina full service | Eficiencia |
|---|---|---|---|
| Espacio alquilado | Total, incluso si no se utiliza | Basado en uso real | Optimización: se paga solo por lo necesario. |
| Adaptación a nuevas necesidades | Requiere reformas o permisos | Configuración inmediata | Escalabilidad: ideal para modelos híbridos. |
5. Experiencia del empleado y atracción de talento
Las empresas con mejores oficinas atraen y retienen mejor el talento. Las oficinas flexibles ofrecen entornos modernos, servicios de recepción, zonas de descanso y espacios de comunidad. En grandes ciudades como Madrid o Barcelona, donde la competencia por el talento es alta, un entorno de trabajo atractivo puede marcar la diferencia en productividad y cultura empresarial.
| Aspecto | Oficina tradicional | Oficina full service | Ventaja competitiva |
|---|---|---|---|
| Calidad del espacio | Depende del presupuesto del inquilino | Espacios premium, listos para usar | Retención: mejora el bienestar y compromiso del equipo. |
| Servicios incluidos | Limitados, autogestionados | Gestión integral por el operador | Productividad: el equipo se centra en el negocio. |
6. Estrategia de localización y modelo “Hub & Spoke”
Muchas empresas españolas están adoptando una estrategia descentralizada con una sede principal (hub) en Madrid o Barcelona y espacios satélite (spokes) en otras ciudades. Las oficinas flexibles permiten desplegar este modelo de forma rápida y rentable, mejorando la movilidad y reduciendo el impacto ambiental, en línea con las políticas ESG.
| Aspecto | Oficina tradicional | Oficina full service | Impacto estratégico |
|---|---|---|---|
| Modelo operativo | Centralizado | Distribuido (Hub & Spoke) | Accesibilidad: más presencia con menos inversión. |
| Sostenibilidad (ESG) | Gestión individual | Optimización compartida | Responsabilidad: menor huella de carbono y mayor eficiencia. |
Conclusión: una decisión financiera y estratégica
Elegir la oficina adecuada ya no depende solo del precio por metro cuadrado, sino del equilibrio entre costes, flexibilidad y riesgo. Las oficinas flexibles representan la solución más eficiente para la mayoría de las pymes y empresas dinámicas. La reducción del CAPEX, la previsibilidad del TCO y la capacidad de adaptación compensan con creces un coste nominal más alto.
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