De combien d'espace de réunion ai-je besoin pour mon entreprise ?

Julia van Ramshorst
Grand espace de réunion à Amsterdam au Amstelveenseweg 500

De nombreux propriétaires d'entreprise se posent la question de savoir de combien d'espace de réunion ils ont besoin pour leur entreprise. Dans un monde idéal, il y aurait toujours une salle de réunion disponible, au cas où quelques-uns de vos employés voudraient discuter de quelque chose entre eux ou avec des parties extérieures. Cependant, dans la pratique, c'est loin d'être idéal.  

De nombreux managers préfèrent programmer une réunion d'équipe le lundi matin. Ainsi, l'équipe peut transformer les points d'action en résultats les jours suivants de la semaine. Mais là encore, si toutes les équipes veulent se réunir en même temps, il faut beaucoup d'espace de réunion. D'un autre côté, il y aura une chance que les salles de réunion soient vides pour les jours restants de la semaine. C'est dommage, car chaque mètre carré d'espace de réunion vous coûtera de l'argent.  

Déterminer la quantité d'espace de réunion dont vous avez besoin pour votre entreprise, c'est donc rechercher le bon équilibre.  

Que dit le législateur ?

Le NEN1824, une élaboration de la loi néerlandaise sur les conditions de travail, détermine combien de mètres carrés sont nécessaires pour travailler en toute sécurité. Cette norme ne s'applique pas seulement aux lieux de travail, le NEN1824 fixe également une norme pour la quantité d'espace de réunion dont vous avez besoin pour votre entreprise. C'est très simple : une salle de réunion doit avoir au moins 2 mètres carrés par participant. Vos employés ont-ils souvent des conversations en tête-à-tête ? Alors vous aurez besoin de salles de réunion de 4 m2 ou plus.  

Vous donnez des cours à des groupes de 10 participants ? Alors vous avez besoin d'au moins 22 m2 (10 étudiants + 1 responsable de cours). Vous voulez organiser un déjeuner gratuit avec les 50 employés dans une salle de réunion ? Alors vous avez besoin d'une salle de réunion de 100 m2.  

Remarque : il s'agit de minimums légaux. Dans certains cas, lorsque votre entreprise propose de nombreux cours, vous aurez besoin de plus de mètres carrés.  

Image
Vergaderruimte Eindhoven Kastanjelaan 400

Espace de réunion au Kastanjelaan 400 à Eindhoven

Différences par secteur  

Le NEN1824 est clair, mais cela ne répond pas à la question : "De combien d'espace de réunion avez-vous besoin pour votre entreprise ?". Tout d'abord, vous devez savoir combien de personnes organisent réellement des réunions. Et à quelle fréquence se réunissent-elles ? Cela dépend de différents facteurs.    

La quantité d'espace de réunion dont vous avez besoin varie selon le secteur. Après tout, certains secteurs nécessitent plus de réunions que d'autres.     

Par exemple, dans une organisation de projet, comme un cabinet de conseil ou une agence de marketing, les gens travaillent avec des équipes pluridisciplinaires. En fonction de la mission, des professionnels de différentes disciplines coopèrent pour produire un bon résultat. Cela nécessite beaucoup de coordination et de réunions. Dans ce cas, l'organisation a besoin de nombreuses salles de réunion différentes.     

Dans d'autres secteurs, comme une agence d'assurance, la concertation est moins nécessaire. Les agents d'assurance travaillent souvent pour un portefeuille de clients fixe qui achète des produits standard. Par conséquent, un agent d'assurance travaille de manière indépendante et une seule salle de réunion partagée sera suffisante.  

Taille de votre entreprise et type d'entreprise

Une entreprise ayant une culture de la réunion a besoin de plus de salles de réunion, c'est logique. D'un autre côté, une jeune entreprise est souvent encore à la recherche de la bonne façon de travailler. Cela signifie qu'elle a besoin de plus d'espace de réunion, par rapport aux grandes entreprises qui travaillent selon des procédures fixes

Open space ou bureau conventionnel ?  

Même au sein d'un même secteur, il peut y avoir de grandes différences dans la quantité d'espace de réunion nécessaire. La manière dont votre entreprise est organisée joue un rôle important à cet égard.  

Si vous avez un des bureaux à l'ancienne, avec des pièces plus petites, vous n'avez pas besoin d'une salle de réunion spéciale pour les simples rendez-vous. Les personnes qui ont souvent besoin de se consulter peuvent être placées dans une même pièce. Dans ce cas, le bureau est également une salle de réunion. Ce n'est que pour les groupes plus importants que vous aurez besoin d'un espace de réunion séparé.  

De nombreuses entreprises choisissent un bureau ouvert parce qu'il est moins cher. Cependant, l'inconvénient d'un bureau ouvert est qu'il devient plus difficile d'avoir une brève discussion. Les collègues peuvent être facilement distraits et certaines réunions sont confidentielles. Il est tout aussi difficile de tenir une bonne réunion dans un bureau que dans un open-space. Par conséquent, vous aurez besoin de quelques salles de réunion pour les petits groupes en plus des grandes salles de réunion.  

Image
Werkplekken aan de Marten Meesweg in Rotterdam

Espace de bureaux ouvert sur Marten Meesweg 8-10 à Rotterdam

 Avez-vous également des réunions avec des parties extérieures ?  

De nombreuses entreprises reçoivent des visiteurs extérieurs, tels que des fournisseurs et des clients. Normalement, vous les recevez à l’entrée de votre entreprise. Cela permet d'éviter les distractions et de s'assurer que les personnes non autorisées ne peuvent pas avoir accès partout.  

Vous recevez souvent des visiteurs externes ? Réservez alors quelques salles de réunion pour vos clients, tout en conservant également quelques salles de réunion pour les meetings internes. Par ailleurs, pensez-vous que votre entreprise va se développer ? Si oui, tenez-en compte et prévoyez des salles de réunion supplémentaires.  

Image
Kleine vergaderruimtes Sint Jorissteeg 2 in Amsterdam

Petites salles de réunion à Sint Jorissteeg 2 à Amsterdam

Alors, de combien d'espace de réunion ai-je besoin pour mon entreprise ?

Tout d'abord, commencez par faire l'inventaire du nombre de réunions. Demandez de l'aide aux autres. Vos cadres peuvent vous montrer exactement la fréquence des réunions d'équipe en fonction de leur emploi du temps. Vos chargés de clientèle peuvent vous dire à quelle fréquence ils reçoivent des clients.  

Continuez à demander. Pour que vous n'obteniez pas seulement la réponse sur la fréquence des réunions actuelles, essayez également d'obtenir des informations sur le nombre de réunions par période. Après tout, il y a moins de réunions en été, alors qu'en février-mars les auditeurs viennent faire leur audit pour de nombreuses entreprises.  

Ensuite, essayez de répartir les réunions le plus possible dans le temps, afin d'optimiser vos salles de réunion. Commencez par les grands groupes, puis les petits rassemblements.  

En outre, vous pouvez en savoir plus sur le nombre de mètres carrés d'espace de bureau dont vous avez besoin par poste de travail pour votre entreprise ici.  

Vous n'y arrivez pas ?  

Même avec les explications ci-dessus, il reste difficile de déterminer l'espace de réunion dont vous avez besoin pour votre entreprise. Vous n'y arrivez pas ? Profitez de notre expérience de plus de 10 ans en matière d'espaces de bureaux et de salles de réunion.