Lavorare in un ufficio ibrido è il futuro?

Postato da: Julia van Ramshorst
Office lounge e spazio di lavoro flessibile

Con la vaccinazione che procede rapidamente e le infezioni in calo, le aziende stanno pensando a come allestire gli uffici nel mondo post-COVID.

Alla fine dei conti, l'ufficio tradizionale sta lentamente cambiando. Durante la pandemia, la maggior parte dei dipendenti ha lavorato da casa. Ad alcuni piaceva lavorare da casa, mentre altri non vedevano l'ora di tornare in ufficio. La domanda, quindi, è: come potrebbe cambiare ciò e cosa comporteranno questi cambiamenti? 

Cosa comporta "il nuovo modo di lavorare"? 

Accademici e tecnici visionari parlano delle possibilità del telelavoro sin dagli anni '80. Ad oggi, il lavoro a distanza è stato poco o inesistente nelle aziende. Tuttavia, poiché il coronavirus si è fatto strada nel mondo, le aziende stanno ora valutando se sia possibile lavorare efficacemente da remoto. In effetti, gli ultimi mesi hanno dimostrato che la maggior parte dei dipendenti può svolgere bene i propri compiti e riunioni senza essere fisicamente in ufficio. Ciò è dovuto al crescente sviluppo delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione. 

Il termine "il nuovo modo di lavorare" è una visione volta a rendere il lavoro più efficace, efficiente e piacevole sia per il datore di lavoro che per il dipendente. Ciò avviene mettendo al centro il lavoratore e dandogli la libertà (entro certi limiti) di determinare come, dove e quando lavorare. In questo caso, il dipendente può decidere se lavorare a casa o in un altro luogo di sua scelta al fine di creare un ambiente di lavoro ideale. 

Cosa succederà all’ufficio tradizionale? 

Naturalmente, le aziende non diranno semplicemente addio ai loro uffici. Dopotutto, un ufficio è più di un semplice luogo di lavoro. È anche un luogo per incontrarsi, lavorare insieme, rilassarsi o semplicemente concentrarsi quando ciò non è possibile a casa. Inoltre, non tutte le posizioni potranno lavorare da remoto perché, ad esempio, necessitano di determinati strumenti o risorse disponibili solo in ufficio. Pertanto, è importante iniziare a pensare a come trasformeremo l'ufficio tradizionale. 

Cos’è un ufficio ibrido?  

Un termine che probabilmente senti sempre di più è ufficio ibrido. Un ufficio ibrido è un luogo di lavoro che consente ai dipendenti di lavorare sia in ufficio che in remoto. 

In questo modo, i dipendenti hanno la possibilità di determinare il proprio ritmo di lavoro. Di conseguenza, un buon rapporto datore di lavoro-dipendente si basa più che mai sulla fiducia reciproca. Riunioni e raduni virtuali sono stati considerati di successo ed efficienti nell'ultimo anno. La tecnologia e la comunicazione digitali sono appropriate quando il tempo e lo spazio sono ristretti, ma non sostituiscono l'interazione sociale in ufficio. Pertanto, il fulcro del lavoro ibrido è incontrarsi e collaborare in uno spazio ufficio fisico, noto anche come ufficio ibrido. 

Come si imposta una politica di ufficio ibrido? 

Dopo tutto, il Covid-19 ha portato le aziende a passare completamente al lavoro da casa in modo abbastanza improvviso, tuttavia le opportunità di lavoro da casa hanno dovuto essere ampliate e agevolate. La tua azienda probabilmente ha stabilito linee guida e aspettative a breve termine per garantire che il lavoro da casa andasse bene. Anche il lavoro ibrido richiede queste regole e linee guida per garantire il successo a lungo termine. Pertanto, è importante tracciare delle linea guida, sotto forma di policy. 

Nei passaggi seguenti, spieghiamo brevemente come creare questa politica:  

1. A quali dipendenti si applica la politica dell'ufficio ibrido?  

Non tutte le posizioni all'interno di un'azienda hanno la possibilità di lavorare da remoto. Alcuni dipendenti richiedono determinate strutture o strumenti per svolgere il proprio lavoro. Pertanto, dai un'occhiata critica alle posizioni dei tuoi dipendenti. Quindi includi nella politica chi è in grado di lavorare da remoto e di cosa hanno bisogno questi dipendenti.  

2. Imposta linee guida e aspettative  

Come indicato in precedenza, il lavoro ibrido si basa molto sulla fiducia, ma anche sulle aspettative del datore di lavoro o del manager di una squadra. Ognuno vedrà questo in modo diverso. È quindi importante mettere su carta delle linee guida chiare in modo che entrambe le parti siano sulla stessa lunghezza d’onda. 

Ad esempio, discuti il ​​numero di giorni in cui i dipendenti lavorano in remoto e il numero di giorni in cui sono fisicamente presenti in ufficio. Come si preparano al lavoro ibrido, cosa è previsto durante le riunioni a distanza e quali sono le aspettative quando lavorano in ufficio? Guarda anche come possono gestire il loro tempo per ottenere comunque il massimo dalla collaborazione virtuale. Inoltre, è importante pensare anche alle indennità (di viaggio). Dopotutto, se i dipendenti lavorano da casa, non devono percorrere chilometri per raggiungere l'ufficio. Fai un elenco di valori (fondamentali), aspettative e scenari in modo che tutte le aree siano coperte 

3. Di cosa hanno bisogno i dipendenti per poter lavorare comodamente in modalità ibrida? 

L'ufficio ha spesso tutti gli strumenti e le strutture a disposizione dei dipendenti per lavorare bene. È quindi importante guardare a ciò che è necessario per fare in modo che questo funzioni anche da remoto. Ad esempio, possono i dipendenti spostare i computer in posizioni remote e come possono accedere a strumenti e app? 

Assicurati di prestare molta attenzione agli strumenti e alle risorse che possono essere utilizzati in remoto e assicurati che anche i dipendenti sappiano come usarli. Se questo aspetto incontrerà degli ostacoli, qualcuno dovrà essere in grado di aiutare i tuoi dipendenti da remoto.

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Working in an hybrid office

4. Considera la sicurezza di dati sensibili e informazioni  

Le moderne tecnologie dell'informazione e della comunicazione offrono molte possibilità, ma senza un'adeguata sicurezza i dati sensibili possono cadere nelle mani degli hacker. Questo può avere un enorme impatto sulla tua attività e creare situazioni spiacevoli se non gestito con attenzione. Assicurati di avere le giuste linee guida sulla sicurezza e comunicale ai tuoi dipendenti, in modo che sappiano come agire e che possano lavorare in sicurezza anche online da remoto. 

Che aspetto ha un ufficio ibrido?

In futuro, gli uffici avranno un nuovo scopo. L'ufficio non è più visto come un posto dove i dipendenti vanno solo per lavorare. Al giorno d’oggi è visto come un luogo per promuovere l'innovazione e la connessione. Il design di un ufficio del futuro si basa sulle parole chiavi: collaborazione, creatività e aumento dello spirito di squadra.

Questo significa che la struttura degli uffici sta cambiando.Ci sarà meno attenzione per le postazioni di lavoro e si darà priorità agli spazi per il brainstorming, salotti, spazi per eventi, bar (caffè) e spazi per incontrarsi. Un esempio di un modello innovativo di ufficio è l'hub-and-spoke. La sede centrale (l'hub) si trova in una grande città ed è usata per riunioni, eventi e incontri. Le filiali piú piccole (i raggi) sono situate nelle città circostanti, più vicini ai luoghi di residenza dei dipendenti o dei clienti dove possono lavorare diversi giorni alla settimana.

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Via filuppo Turati 4 Milano
Area di incontro dell'ufficio ibrido situato su Via Filippo Turati 4, Milano

Allestire e progettare un ufficio ibrido 

1. Valuta il tuo attuale ufficio fisico 

Nella tua politica dell'ufficio ibrido hai stabilito dove, quando e quali dipendenti lavoreranno in remoto. Un modo semplice per farlo è fare un sondaggio o nominare una persona responsabile del gruppo di lavoro ibrido. Questo ti dà un'immagine di chi è fisicamente presente in ufficio e quando. Quindi valuta se hai abbastanza, troppo poco o troppo spazio nel tuo ufficio attuale. 

2. Determina il tuo obiettivo per avere un ufficio ibrido 

Dopo aver identificato quanti metri quadrati di spazio ufficio avrai bisogno per il tuo ufficio ibrido, puoi prendere provvedimenti concreti. Prima di farlo, è importante esaminare le ragioni per facilitare un ufficio ibrido. Ad esempio, il tuo obiettivo è il benessere dei tuoi dipendenti o la riduzione dei costi per l'azienda? E perché questo è importante? 

3. Progetta il tuo ufficio ibrido in base alla tua visione 

Ora che la visione della tua azienda è chiara, puoi esaminare cosa deve cambiare nel tuo ufficio attuale per supportare questa visione. 

Ad esempio, se disponi di un'eccedenza di spazio per uffici, dovrai esaminare come puoi sfruttare questo spazio. Un modo è subaffittare parte del tuo ufficio o riorganizzare lo spazio dell'ufficio. Se vuoi aumentare l'incontro in ufficio, puoi, ad esempio, sostituire (parte delle) postazioni di lavoro con spazi socialmente interattivi o un comodo salotto. Inoltre, pensa a stanze di concentrazione separate per i dipendenti che non possono concentrarsi a casa o in un ambiente aperto. 

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Offices space for rent with small meeting boxes

Cabina di concentrazione separata o cabina telefonica situata su Via Meravigli 2, Milano

4. Fornire risorse sufficienti 

Ad alcuni dipendenti piacerà ancora lavorare fisicamente in ufficio, mentre altri lavoreranno completamente da remoto. È quindi importante garantire la disponibilità di strutture e risorse sufficienti sia per il lavoro a distanza che in ufficio. Se la maggior parte dei dipendenti lavora da casa, l'ubicazione dell'ufficio fisico potrebbe essere interrotta. Pertanto, assicurati che ci siano sufficienti workstation, computer, hardware e software disponibili anche nell'ufficio ibrido. 

5. Prendere in considerazione le norme igieniche. 

Per proteggere la tua organizzazione in determinate situazioni, come l'attuale pandemia, è importante che il design dell'ufficio sia conforme alle norme igieniche. Anche se le infezioni stanno diminuendo, è ancora importante tenere conto della distanza sociale di 1,5 metri in ufficio. Assicurati di avere i layout giusti e le postazioni di lavoro flessibili e pulite quando qualcun altro le utilizzerà. 

Oltre alle seguenti norme igieniche, è possibile creare anche posti di lavoro all'aperto, ad esempio. Lavorare all'aperto ha diversi vantaggi e può prevenire la diffusione di (futuri) virus negli uffici tradizionali.  

Perché scegliere di lavorare nell’ibrido?  

Benefici 

Il "nuovo modo di lavorare" sotto forma di lavoro ibrido è il futuro. La flessibilità e la comodità di non recarsi sul posto di lavoro sono aspetti interessanti del lavoro ibrido. Il dipendente può determinare, all'interno delle linee guida del datore di lavoro, come lavorare e questo aumenta il benessere del dipendente. Quando vengono presi accordi adeguati all'interno del team, ognuno può lavorare nel modo che preferisce. 

Se necessario, l'ufficio fisico può ancora essere utilizzato, solo in un ambiente diverso. L'ufficio sarà arredato in modo diverso ma sarà comunque un luogo dove potrete lavorare insieme, concentrarvi e incontrarvi. Inoltre, il datore di lavoro può esaminare in modo critico la quantità di spazio per uffici ed eventualmente risparmiarvi, ad esempio subaffittando l'ufficio. 

Sfide 

Certo, la forma ibrida di lavoro non presenta solo vantaggi. L'aspetto sociale del lavoro in ufficio non può essere sostituito da riunioni virtuali. Poiché vi vedrete di meno, alcuni colleghi potrebbero sentirsi soli. È quindi importante mantenersi in stretto contatto su questo punto. La comunicazione è anche più difficile quando non vi parlate fisicamente. Un messaggio può presentarsi in modo diverso e quindi causare fastidio (invisibile) più rapidamente. Inoltre, non puoi semplicemente avvicinarti alla scrivania di qualcuno per chiedere ulteriori spiegazioni. Assicurati di continuare a comunicare tra di loro e, se necessario, programma incontri o aperitivi occasionali con l'intera azienda o il team. 

Un'altra sfida al lavoro ibrido è la mancanza di impegno che si nasconde con l'azienda e il team. Il lavoro da remoto è per lo più individuale e può influire sul coinvolgimento. Lo spirito di squadra e l'identificazione con gli obiettivi dell'azienda sono valori fondamentali per la produttività di un dipendente. È quindi importante dare valore a questo. Tieni discussioni regolari con i tuoi dipendenti e assicurati che stabiliscano anche obiettivi individuali (misurabili) per mantenerli motivati, produttivi e coinvolti. Anche le uscite, gli eventi e gli incontri (nel giardino aziendale) possono favorire lo spirito di squadra. 

Trova il tuo nuovo ufficio ibrido 

Un ufficio ibrido garantisce che i dipendenti abbiano il controllo della loro vita lavorativa. A causa della pandemia, molti dipendenti hanno avuto un assaggio di tutto ciò e hanno concluso che a loro piace il lavoro flessibile. Vediamo l'ufficio tradizionale trasformarsi lentamente in un ufficio ibrido. Sei convinto delle possibilità del lavoro ibrido? Ti piacerebbe cambiare attività nel tuo attuale spazio ufficio? Contatta uno dei nostri specialisti per uffici e saranno felici di aiutarti a trovare il tuo nuovo ufficio (ibrido).