Wie viel Tagungsfläche benötige ich für mein Unternehmen?

Julia van Ramshorst
Großer Tagungsraum in Amsterdam am Amstelveenseweg 500

Eine Frage, mit der viele Geschäftsinhaber zu kämpfen haben, ist, wie viel Besprechungsraum sie für ihr Geschäft benötigen.  

In einer idealen Welt steht immer ein Besprechungsraum zur Verfügung, falls ein paar Ihrer Mitarbeiter etwas miteinander oder mit externen Parteien besprechen möchten. In der Praxis ist es jedoch alles andere als ideal.  

Viele Manager ziehen es vor, eine Teambesprechung am Montagmorgen zu planen. So kann das Team an den folgenden Wochentagen Aktionspunkte in Ergebnisse umwandeln. Aber andererseits, wenn sich jedes Team gleichzeitig treffen möchte, braucht man viel Meeting-Platz. Auf der anderen Seite besteht die Möglichkeit, dass die Besprechungsräume für die verbleibenden Tage der Woche leer sind. Schade, denn jeder Quadratmeter Tagungsfläche kostet Sie Geld.  

Zu bestimmen, wie viel Besprechungsfläche Sie für Ihr Unternehmen benötigen, ist daher die Suche nach der richtigen Balance. 

Was sagt der Gesetzgeber? 

Das NEN1824, eine Ausarbeitung des niederländischen Gesetzes über die Arbeitsbedingungen, legt fest, wie viele Quadratmeter benötigt werden, um sicher zu arbeiten. Dieser Standard gilt nicht nur für Arbeitsplätze, der NEN1824 setzt auch einen Standard für die Menge an Besprechungsfläche, die Sie für Ihr Unternehmen benötigen. Das ist ganz einfach: Ein Besprechungsraum benötigt mindestens 2 Quadratmeter pro Teilnehmer. Haben Ihre Mitarbeiter viele 1-zu-1-Gespräche? Dann benötigen Sie Tagungsräume von 4 m2 oder mehr.  

Geben Sie Kurse für Gruppen von 10 Teilnehmern? Dann benötigen Sie mindestens 22 m2 (10 Studenten + 1 Kursleiter). Möchten Sie ein kostenloses Mittagessen mit allen 50 Mitarbeitern in einem Besprechungsraum feiern? Dann benötigen Sie einen Tagungsraum von 100 m2.  

Hinweis: Dies sind gesetzliche Mindestanforderungen. In einigen Fällen, wenn Ihr Unternehmen viele Kurse anbietet, benötigen Sie mehr Quadratmeter.  

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Vergaderruimte Eindhoven Kastanjelaan 400

Tagungsraum auf Kastanjelaan 400 in Eindhoven 

Unterschiede pro Sektor 

Der NEN1824 ist klar, aber das beantwortet nicht die Frage: "Wie viel Besprechungsfläche benötigen Sie für Ihr Unternehmen?". Erstens müssen Sie wissen, wie viele Personen tatsächlich Meetings abhalten. Und wie oft treffen sie sich? Das hängt von verschiedenen Faktoren ab.    

Die Menge an Tagungsfläche, die Sie benötigen, variiert je nach Branche. Schließlich erfordern einige Sektoren mehr Beratung als andere.     

Innerhalb einer Projektorganisation, z. B. einer Beratungsfirma oder einer Marketingagentur, arbeiten die Mitarbeiter beispielsweise mit multidisziplinären Teams zusammen. Je nach Aufgabenstellung arbeiten Fachleute aus unterschiedlichen Disziplinen zusammen, um ein gutes Ergebnis zu erzielen. Dies erfordert viel Koordination und Meetings. In diesem Fall benötigt die Organisation viele verschiedene Besprechungsräume. 

In anderen Sektoren, wie z.B. einer Versicherungsagentur, ist weniger Beratung erforderlich. Die Versicherungsagenten arbeiten oft für ein festes Kundenportfolio, das Standardprodukte kauft. Daher arbeitet ein Versicherungsagent unabhängig und ein gemeinsamer Besprechungsraum reicht aus.  

Größe Ihres Unternehmens und Firmentyp 

Ein Unternehmen mit einer Meeting-Kultur braucht mehr Besprechungsräume, das ist logisch. Auf der anderen Seite ist ein Start-up-Unternehmen oft noch auf der Suche nach der richtigen Arbeitsweise. Dies bedeutet, dass mehr Besprechungsraum benötigt wird, verglichen mit großen Unternehmen, die nach festen Verfahren arbeiten. 

Produktionsfirma, Bürogarten, Kabinen oder traditionelles Büro? 

Selbst innerhalb eines Sektors kann es große Unterschiede in der Menge der benötigten Besprechungsfläche geben. Die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen aufgestellt ist, spielt dabei eine wichtige Rolle.  

Wenn Sie ein altmodisches Bürogebäude mit kleineren Räumen haben, benötigen Sie keinen speziellen Besprechungsraum für die kleineren Beratungssituationen. Menschen, die oft konsultiert werden müssen, können in einem Raum miteinander untergebracht werden. In diesem Fall ist das Büro auch ein Besprechungsraum. Nur für die größeren Gruppen benötigen Sie einen separaten Besprechungsraum.  

Viele Unternehmen entscheiden sich für ein Großraumbüro, weil es günstiger ist. Der Nachteil eines Großraumbüros ist jedoch, dass es schwieriger wird, ein kurzes Gespräch zu führen. Kollegen können leicht abgelenkt werden und einige Meetings sind vertraulich. Ein gutes Meeting in einem Büroraum zu halten, ist genauso schwierig wie in einem Produktionslager. Daher benötigen Sie neben den größeren Besprechungsräumen auch einige Besprechungsräume für kleinere Gruppen. 

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Werkplekken aan de Marten Meesweg in Rotterdam

Offene Büroräume am Marten Meesweg 8-10 in Rotterdam 

Haben Sie auch Treffen mit externen Parteien? 

Viele Unternehmen empfangen externe Besucher, wie z.B. Lieferanten und Kunden. Normalerweise erhalten Sie sie an der "Front" Ihres Unternehmens. Dies verhindert Ablenkungen und sorgt dafür, dass Unbefugte nicht überall Zugriff erhalten.  

Haben Sie oft externe Besucher? Reservieren Sie dann ein paar Besprechungsräume für Ihre Kunden, während Sie auch ein paar Besprechungsräume für die interne Beratung unterhalten. Erwarten Sie auch, dass Ihr Unternehmen wachsen wird? Wenn ja, berücksichtigen Sie dies und stellen Sie zusätzliche Tagungsräume zur Verfügung. 

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Kleine vergaderruimtes Sint Jorissteeg 2 in Amsterdam

Kleine Tagungsräume auf Sint Jorissteeg 2 in Amsterdam 

Also, wie viel Tagungsfläche brauche ich für mein Unternehmen? 

Beginnen Sie zunächst mit einer Bestandsaufnahme der Anzahl der Besprechungen. Bitten Sie andere um Hilfe. Ihre Führungskräfte können Ihnen anhand ihrer Zeitpläne genau zeigen, wie oft Teambesprechungen stattfinden. Ihre Kundenbetreuer können Ihnen sagen, wie oft sie Kunden empfangen.  

Fragen Sie weiter. Damit Sie nicht nur die Antwort darauf erhalten, wie oft sich die Leute jetzt treffen, sondern auch versuchen, Informationen über die Anzahl der Meetings pro Zeitraum zu erhalten. Schließlich gibt es im Sommer weniger Sitzungen, während im Februar-März Wirtschaftsprüfer kommen, um ihre Prüfung für viele Unternehmen durchzuführen. 

Versuchen Sie als nächstes, die Besprechungen so weit wie möglich über die Zeit zu verteilen, damit Sie Ihre Besprechungsräume maximieren können. Beginnen Sie mit den großen Gruppen und dann den kleineren Versammlungen.  

Darüber hinaus können Sie hier mehr darüber lesen, wie viele Quadratmeter Bürofläche Sie pro Arbeitsplatz für Ihr Unternehmen benötigen.  

Können Sie es nicht herausfinden?  

Selbst mit den obigen Erklärungen ist es immer noch schwierig zu bestimmen, wie viel Besprechungsraum Sie für Ihr Unternehmen benötigen. Kannst du es nicht herausfinden? Profitieren Sie von unserer 10+ jährigen Erfahrung mit Büroräumen und Besprechungsräumen. Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Inventur.