Welche Räume benötigen Sie in Ihrem Büro?

Julia van Ramshorst
Eine schöne Sitzecke im Büro

Bei Ihrer Suche nach dem richtigen Büro für Ihr Unternehmen sollten Sie sich im Vorfeld überlegen, welche Flächen Sie im Büro benötigen. Wenn Ihre Mitarbeiter mobil werden, können Sie die Anzahl der Arbeitsplätze reduzieren. Eine umfassende Analyse hilft Ihnen festzustellen, wie viele Arbeitsplätze welcher Art Sie für die neue Arbeitsweise benötigen.

Einrichtung der Räume 

Wenn Sie die Büroflächen optimal für mobiles Arbeiten organisieren wollen, müssen Sie als Arbeitgeber in die Gestaltung der Räume investieren. Die Funktion des Büros verwandelt sich in einen Treffpunkt. Sie sollten daher mehr darauf achten, beispielsweise einen Teamraum, einen Besprechungsraum, einen Loungebereich und einen Brainstorming-Raum einzurichten.  

Diese Kosten sind höher als die Kosten für die Einrichtung eines traditionellen Büros, aber die Investitionen zahlen sich auf lange Sicht aus. Viele moderne Büros sehen aus, als ob viel Geld in sie investiert wurde. Dies macht sich besonders in Städten wie Amsterdam, Rotterdam oder Utrecht bemerkbar. In der Praxis sparen diese Unternehmen Kosten für Arbeitsplätze, da es weniger funktionale Arbeitsplätze (Schreibtische mit Geräten) und mehr Treffpunkte gibt. Auf diese Weise sind sie billiger als traditionelle Büros mit der gleichen Anzahl von Mitarbeitern.

Kosten sparen 

Im Allgemeinen können Sie die Anzahl der Arbeitsplätze um 10-30% reduzieren, wenn Sie mobiles Arbeiten einführen. Ein Arbeitsplatz kostet durchschnittlich 10.000 bis 11.000 € pro Jahr, wenn Sie also schlau sind, können Sie viel Geld sparen. Sie müssen jedoch in IKT investieren, z. B. in ein drahtloses Netzwerk, Laptops, Smartphones, digitale Archivierung und Videokonferenzen. 

Machen Sie einen Plan 

Für Unternehmen mit dreißig oder mehr Mitarbeitern ist es ratsam, einen "Raumplan" zu erstellen. Mittels einer umfangreichen Analyse ermitteln Sie, welche Funktionalitäten Sie benötigen und wie hoch die Auslastung Ihres Büros ist. Für jede Abteilung schauen Sie, wie oft Ihre Mitarbeiter kommen, welche Aufgaben ausgeführt werden und welche Funktionalitäten benötigt werden. Dann legen Sie fest, wie viele und welche Arbeitsplätze Sie benötigen. Dann schauen Sie sich an, wie viele Quadratmeter Sie benötigen. Basierend auf diesen Informationen können Sie mit der (Neu-)Gestaltung Ihres Büros beginnen.

Kleinere Unternehmen können mit einer weniger umfangreichen Analyse ausreichen. 

Unternehmenskultur

Die (Re-)Gestaltung hängt auch von der Unternehmenskultur ab. Daher ist es wichtig, dass die Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess einbezogen werden. Machen Sie eine Bestandsaufnahme darüber, wie sie arbeiten und wie sie arbeiten möchten. 

Welche Organisationen sind attraktiv? 

Die Gestaltung des Arbeitsplatzes zur Förderung des mobilen Arbeitens ist besonders für Organisationen mit mehr als zehn Mitarbeitern interessant. Wissensorganisationen (Business Services), in denen relativ viele Mitarbeiter im Freien arbeiten (z.B. Berater, Berater, Buchhalter), profitieren vom mobilen Arbeiten und der Gestaltung der Büroumgebung mit unterschiedlichen Räumen.

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