Wat zijn de servicekosten bij het huren van een kantoor?

Wat zijn servicekosten en wat valt er onder?

Wanneer je een kantoor huurt, krijg je behalve met de huurprijs te maken met de servicekosten kantoorruimte. Maar waarvoor betaal je deze kosten nu precies? Er is in het geval van kantoorruimte geen vaste wettelijke definitie van servicekosten. De inhoud van de servicekosten hangt daarom af van de betreffende huurovereenkomst. De servicekosten bestaan in basis uit leveringen en diensten die vaak door de verhuurder worden verzorgd en aan de huurder worden doorberekend. Deze kosten voor leveringen en diensten hebben in eerste instantie betrekking op gebouwgebonden kosten die de verhuurder maakt voor de huurder. Denk bij servicekosten aan onderhoud aan de airco-installatie, internet, schoonmaakkosten van de algemene ruimten, gemeentelijke heffingen, receptie en beveiligingskosten. Water en energie (zoals gas en elektriciteit) zijn in het model huurovereenkomst kantoorruimte van de Raad voor Onroerende Zaken (ROZ) geen servicekosten maar nutsvoorzieningen, waarvoor aparte bepalingen gelden. Kosten zoals verzekeringspremies vallen vaak niet onder de servicekosten.

Kantoorruimte te huur in Amsterdam

Over het totaal van de servicekosten kan een administratievergoeding worden berekend. In het ROZ-model is het uitgangspunt dat de verhuurder zijn vergoeding baseert op de kosten van de leveringen en diensten en de daaraan verbonden administratieve werkzaamheden. Hoe hoog die vergoeding is, spreek je in het huurcontract af. Bij het aangaan van een huurovereenkomst voor een kantoorruimte wordt vaak weinig aandacht besteed aan de inhoud van de servicekosten, terwijl ze een belangrijk deel van de betalingsverplichting van de huurder vormen.

Wettelijke regelgeving servicekosten kantoorruimte

In de huurovereenkomst worden de servicekosten apart benoemd. Vaak is hier echter sprake van een niet-limitatieve lijst. Het gevolg hiervan is dat de kostenopgave zich in de huurovereenkomst slechts beperkt tot een schatting van de kosten. Voor de huurder kan het dus de gehele huurperiode onduidelijk blijven welke kosten precies voor verrekening in aanmerking komen. Anders dan bij woonruimte zijn er bij de huur van kantoorruimte geen specifieke wettelijke regels over servicekosten. Er ontstaat over de servicekosten dus geregeld discussie tussen huurder en verhuurder, bijvoorbeeld over de hoogte van de servicekosten of de late eindafrekening. Gezien het ontbreken van een wettelijke regeling is het voor partijen van belang om goed vast te leggen welke posten onder de servicekosten vallen, om discussie te voorkomen over welke kosten doorbelast kunnen worden.

Servicekosten opnemen huurovereenkomst kantoorruimte

Huurder en verhuurder komen meestal overeen dat de huurder per maand of per kwartaal een voorschot op de servicekosten betaalt en dat aan het einde van een periode, meestal een jaar, een eindafrekening volgt. In de praktijk wordt dit vaak geregeld volgens het ROZ-model huurovereenkomst kantoorruimte met bijbehorende algemene bepalingen. Het meest recente model is in 2025 vastgesteld. Contracten die op een eerder model zijn gebaseerd, bijvoorbeeld uit 2003 of 2015, kunnen andere artikelnummers en termijnen hebben. Controleer dus altijd op welk model jouw huurcontract is gebaseerd.

In de algemene bepalingen van het model uit 2025 zijn nutsvoorzieningen (artikel 18) en servicekosten (artikel 19) apart geregeld. Voor de servicekosten geldt onder meer het volgende:

• De verhuurder stelt de vergoeding vast op basis van de kosten van de leveringen en diensten en de daaraan verbonden administratieve werkzaamheden (artikel 19.3);
• Maakt het gehuurde deel uit van een groter gebouw, dan stelt de verhuurder een redelijk aandeel van de kosten vast. Staan delen van het gebouw leeg, dan mag jouw aandeel daardoor niet hoger worden dan wanneer het gebouw volledig in gebruik zou zijn (artikel 19.3);
• Na afloop van het servicekostenjaar verstrekt de verhuurder een overzicht per rubriek, met de wijze van berekening en jouw aandeel, zodat je de toerekening zelf kunt controleren. Uitgangspunt is dat dit binnen 12 maanden na afloop van het jaar gebeurt. Kan de verhuurder dat niet op tijd, dan meldt hij dit met redenen omkleed (artikel 19.4);
• Na het einde van de huur volgt een laatste overzicht over de periode waarover nog niet is afgerekend, ook in beginsel binnen 12 maanden na afloop van het betreffende jaar (artikel 19.5);
• Een verschil tussen de betaalde voorschotten en de werkelijke kosten wordt binnen drie maanden na verstrekking van het overzicht bijbetaald of terugbetaald. Betwist je het overzicht, dan blijft de betalingsverplichting in dat geval gewoon bestaan (artikel 19.6);
• De verhuurder mag het voorschot tussentijds aanpassen aan de verwachte kosten en kan na overleg de soort en omvang van de leveringen en diensten wijzigen (artikel 19.7 en 19.8);
• De wettelijke verjaringstermijn begint na afloop van het jaar waarop de servicekosten betrekking hebben (artikel 19.4).

Voor nutsvoorzieningen, dus water en energie, kent het model een vergelijkbare regeling in artikel 18. Heeft het kantoor eigen aansluitingen, dan sluit de huurder de contracten met de nutsbedrijven in principe zelf af. Heeft het gehuurde geen afzonderlijke aansluitingen of verzorgt de verhuurder de levering, dan reken je met de verhuurder af. Individuele bemetering om het werkelijke verbruik zichtbaar te maken is daarbij toegestaan (artikel 18.1 en 18.9).

In de praktijk komt het geregeld voor dat huurders de eindafrekening te onduidelijk vinden, omdat uit de posten niet goed blijkt welke leveringen en diensten er precies worden doorbelast. Ook komt het vaak voor dat de eindafrekening veel hoger is dan de betaalde voorschotten. Voor verhuurders is het goed om regelmatig na te gaan of de afgesloten contracten omtrent de servicekosten nog wel passen bij het verbruik van de huurder.

All-in kantoorruimte huren

Behalve de conventionele kantoorruimte met een vaste huurprijs en de daarbij behorende servicekosten zijn er ook aanbieders die kantoorruimte verhuren op basis van een all-in concept. Dit houdt in dat je vooraf een vast bedrag afspreekt voor alle bijkomende diensten en leveringen en extra faciliteiten als onbeperkt koffie, thee en fruit, gebruik van kantoormeubilair, internet, telefonie etc. Daarmee huur je een kantoorruimte voor een vast bedrag per maand, inclusief de faciliteiten van het kantoorgebouw, en zijn de kosten vooraf beter te voorspellen. Controleer wel wat precies is inbegrepen en welke diensten extra worden berekend. Ben jij op zoek naar een kantoorruimte op basis van een all-in concept of wil je hier meer over weten? Lees dan ons artikel over het bedrijfsverzamelgebouw of business center.

Voorkom onduidelijkheden servicekosten kantoorruimte

Onduidelijkheden met betrekking tot de servicekosten kunnen veelal worden voorkomen. Tussen huurder en verhuurder moeten duidelijke afspraken worden gemaakt over de inhoud van de servicekosten. Dat betekent dat op organisatorisch, contractueel en financieel gebied duidelijkheid moet worden gecreëerd. Organisatorisch is het belangrijk om af te spreken op welke wijze de eindafrekening tot stand komt, binnen welke termijn deze aan de huurder verstrekt moet zijn en langs welke weg deze wordt goedgekeurd. Contractueel is het belangrijk om te weten welke leveringen en diensten, voor welke kwaliteit en met welke frequentie deze verkregen worden. Zo kan de huurder een weloverwogen keuze maken over de inhoud en kwaliteit die voor het bedrijf van belang is.

Het geheel vertaalt zich in kosten: de servicekosten. De huurder heeft zo goed inzicht in de te verwachten kosten en kan de huurlasten en bijkomende servicekosten voor de duur van de huurovereenkomst beter voorspellen. Wanneer beide partijen zich aan de afspraken houden, verloopt de controle van de jaarlijkse eindafrekening soepeler. Dat voorkomt discussie en kan de huurder geld en ergernis besparen.

Waar let je op bij de servicekosten?

• Vraag om een overzicht van de leveringen en diensten per post, met de begroting voor het lopende jaar en de eindafrekening van het voorgaande jaar voor hetzelfde gebouw;
• Controleer op welke grondslag de kosten worden verdeeld, bijvoorbeeld per m² VVO, en hoe hoog de administratievergoeding is;
• Vraag of leegstand in het gebouw invloed heeft op jouw aandeel in de kosten;
• Spreek af binnen welke termijn je de eindafrekening ontvangt en in hoeverre je inzage krijgt in de onderliggende facturen;
• Houd er rekening mee dat het betwisten van een eindafrekening de betalingsverplichting in het ROZ-model niet opschort: je betaalt eerst en bespreekt het verschil daarna.

Wil jij meer weten over de totale kosten voor het huren van een kantoorruimte? Lees dan ons artikel over de totale kosten van een kantoorruimte.

Kantoorruimte te huur in Amsterdam Neem contact met ons op