Liegt die Zukunft des Arbeitens in einem sogenannten Hybrid-Büro?

Von: Julia van Ramshorst
Office lounge and flexible working space

Da die Impfungen zügig voranschreiten und die Infektionen zurückgehen, stellen Unternehmen Überlegungen an, wie sie ihre Büros in der Zeit nach Covid organisieren werden. In einem vorangegangenen Artikel haben wir darüber berichtet, welche Vision namhafte Unternehmen für ihre Büros nach Covid-19 haben.  

Denn der herkömmliche Bürobetrieb befindet sich im Umbruch. Während der Pandemie arbeitete die Mehrheit der Mitarbeiter von zu Hause aus. Einigen gefiel die Arbeit von zu Hause aus, andere freuten sich auf die Rückkehr ins Büro. Die Frage ist also: Wie kann man hier einen Kompromiss finden und was bedeutet das? 

Was beinhaltet “die neue Art zu arbeiten”? 

Akademiker und Technikvisionäre beschäftigen sich bereits seit den 1980-er Jahren mit den Möglichkeiten der Telearbeit. Bislang jedoch findet Telearbeit in Unternehmen wenig bis gar nicht statt. Doch seit das Coronavirus sich weltweit ausgebreitet hat, befassen sich Unternehmen mit der Frage, ob es möglich ist, auch aus der Ferne effektiv zu arbeiten. Tatsächlich haben die letzten Monate bewiesen, dass die meisten Mitarbeiter ihre Aufgaben und Meetings auch ohne Anwesenheit im Büro gut erledigen können. Das liegt an den immer besser werdenden Möglichkeiten der Informations- und Kommunikationstechnologien. 

Der Begriff “die neue Art zu arbeiten” ist die Vorstellung, die Arbeit sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer effektiver, effizienter und angenehmer zu gestalten. Dies geschieht, indem man den Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellt und ihm (innerhalb bestimmter Grenzen) die Freiheit gibt, zu bestimmen, wie, wo und wann er arbeitet. In diesem Fall kann der Mitarbeiter entscheiden, ob er zu Hause oder an einem anderen Ort seiner Wahl arbeiten möchte, um eine optimale Arbeitsumgebung zu gewährleisten. 

Was wird aus dem klassischen Büro?  

Selbstverständlich werden sich Unternehmen nicht einfach von ihren Büros verabschieden. Schließlich ist ein Büro mehr als nur ein Ort zum Arbeiten. Es ist auch ein Ort, um sich zu treffen, zusammenzuarbeiten, zu entspannen oder sich einfach zu konzentrieren, wenn das zu Hause nicht möglich ist. Auch werden nicht alle Tätigkeiten aus der Ferne erledigt werden können, weil sie zum Beispiel bestimmte Geräte oder Ressourcen benötigen, die nur im Büro verfügbar sind. Deshalb ist es wichtig, darüber nachzudenken, wie das herkömmliche Büro weiterentwickelt werden kann. 

Was ist ein Hybrid-Büro?  

Ein Begriff, den Sie wahrscheinlich immer häufiger hören, ist der des Hybrid-Büros. Bei einem Hybrid-Büro handelt es sich um einen Arbeitsplatz, der es den Mitarbeitern ermöglicht, sowohl im Büro als auch aus der Ferne zu arbeiten. 

Auf diese Weise wird den Mitarbeitern die Möglichkeit gegeben, ihren eigenen Arbeitsrhythmus zu gestalten. Ein gutes Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer gründet sich dadurch mehr denn je auf gegenseitiges Vertrauen. Virtuelle Meetings und Besprechungen haben sich im letzten Jahr als erfolgreich und effizient erwiesen. Digitale Technik und Kommunikation ist geeignet, wenn Zeit und Raum knapp sind, aber sie ersetzt nicht die soziale Interaktion im Büro. Daher ist das Herzstück des hybriden Arbeitens das Treffen und die Zusammenarbeit in einem reellen Büroraum, auch bekannt als das Hybrid-Büro. 

Wie gestaltet man Rahmenbedingungen und Regelungen für ein Hybrid-Büro?  

Covid-19 hat dazu geführt, dass Unternehmen doch relativ plötzlich vollständig auf das Arbeiten von zu Hause aus umgestellt haben. Allerdings mussten die Möglichkeiten für das Arbeiten von zu Hause aus erweitert und ermöglicht werden. Ihr Unternehmen hat wahrscheinlich kurzfristige Regelungen und auch Erwartungen formuliert, um zu gewährleisten, dass die Arbeit von zu Hause aus reibungslos funktioniert. Auch das hybride Arbeiten bedarf dieser Erwartungen und Regelungen, damit es langfristig gelingen kann. Daher sollten entsprechende Richtlinien formuliert werden.  

In den nachfolgenden Schritten wird kurz erklärt, wie Sie solch eine Richtlinie erstellen:  

1. Für welche Mitarbeiter gilt die Richtlinie für das Hybrid-Büro?  

Das Arbeiten aus der Ferne ist nicht für jede Stelle in einem Unternehmen möglich. Manche Mitarbeiter benötigen bestimmte Anlagen oder Arbeitsmittel, um ihre Arbeit ausführen zu können. Werfen Sie daher einen kritischen Blick auf die Arbeitsplätze Ihrer Mitarbeiter. Nehmen Sie dann in die Richtlinie auf, wer in der Lage ist, aus der Ferne zu arbeiten und was diese Mitarbeiter dazu benötigen.  

2. Legen Sie Regelungen und Erwartungen fest 

Wie bereits angedeutet, hängt das hybride Arbeiten stark vom Vertrauen ab, aber auch von den Erwartungen des Arbeitgebers oder der Führungskraft an ein Team. Jeder wird dies unterschiedlich sehen. Es ist daher wichtig, klare Regelungen zu Papier zu bringen, damit beide Parteien sich einig sind.  

Besprechen Sie zum Beispiel die Anzahl der Tage, an denen die Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten, und die Anzahl der Tage, an denen sie physisch im Büro anwesend sind. Wie bereiten sie sich auf die hybride Arbeit vor, was wird bei Online-Meetings erwartet, und was wird erwartet, wenn die Mitarbeiter im Büro arbeiten? Achten Sie auch darauf, wie die Mitarbeiter ihre Zeit einteilen können, um trotzdem das Beste aus der virtuellen Zusammenarbeit herauszuholen. Darüber hinaus ist es auch wichtig, über (Reise-)Zuschüsse nachzudenken. Denn wenn Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, müssen sie nicht kilometerweit ins Büro fahren. Erstellen Sie eine Liste mit (Kern-)Werten, Erwartungen und Szenarien, damit alle Bereiche abgedeckt sind.  

3. Was benötigen Mitarbeiter, um gut hybrid arbeiten zu können? 

Im Büro sind oft alle notwendigen Hilfsmittel und Geräte vorhanden, damit die Mitarbeiter gut arbeiten können. Daher ist es wichtig zu überprüfen, was benötigt wird, damit dies auch aus der Ferne funktioniert. Können die Mitarbeiter zum Beispiel ihre Computer an externe Standorte verlegen und wie können sie von dort aus auf die entsprechenden Programme und Anwendungen zugreifen?  

Achten Sie genau darauf, welche Programme und Ressourcen aus der Ferne genutzt werden können und stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter auch wissen, wie sie diese nutzen können. Wenn dies nicht gelingt, muss jemand in der Lage sein, Ihren Mitarbeitern aus der Ferne zu helfen.  

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Working in an hybrid office

4. Berücksichtigen Sie die Sicherheit von sensiblen Daten und Informationen 

Moderne Informations- und Kommunikationstechnologien eröffnen viele Möglichkeiten, aber ohne angemessene Sicherheitsmaßnahmen können sensible Daten in die Hände von Hackern fallen. Dies kann enorme Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben und zu unangenehmen Situationen führen, wenn nicht sorgfältig vorgegangen wird. Achten Sie auf entsprechende Sicherheitsrichtlinien und kommunizieren Sie diese an Ihre Mitarbeiter, damit diese wissen, wie sie sich zu verhalten haben und dass sie auch aus der Ferne sicher online arbeiten können.  

Aufbau und Konzeption eines Hybrid-Büros 

Wie sieht ein Hybrid-Büro aus? 

In Zukunft werden Büros einem anderen Zweck dienen. Das Büro wird nicht mehr als der Ort angesehen, an den Mitarbeiter nur zum Arbeiten gehen. Es wird jetzt als ein Ort verstanden, der Innovation und Zusammenarbeit fördert. Das Konzept des Büros der Zukunft basiert auf den Stichworten: Zusammenarbeit, Kreativität und Steigerung des Teamgeistes.  

Das bedeutet, dass sich die Struktur innerhalb der Büros verändert. Der Fokus wird weniger auf Arbeitsplätzen liegen als vielmehr auf Brainstorming-Räumen, Lounges, Veranstaltungsräumen, (Kaffee-)Bars und Räumen für Begegnungen. Ein Beispiel für ein innovatives Büromodell ist das Hub-and-Spoke-Modell. Die Zentrale (der Hub) befindet sich in einer großen Stadt und wird für Besprechungen, Veranstaltungen und Versammlungen genutzt. Die kleineren Niederlassungen (die Spokes) befinden sich in umliegenden Städten, näher an den Wohnorten der Mitarbeiter oder Kunden, wo sie an mehreren Tagen in der Woche arbeiten können. 

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Linkstrasse in Berlin
Ein hybrides Büro zum Kennenlernen in der Linkstraße 2, Berlin

Stufenplan für ein Hybrid-Büro 

In den folgenden Abschnitten werden die Schritte zur Einrichtung und zum Aufbau eines Hybrid-Büros besprochen.  

1. Analysieren Sie Ihr aktuelles reales Büro  

In Ihrer Richtlinie für das Hybrid-Büro haben Sie festgelegt, wer, wo und wann aus der Ferne arbeiten wird. Eine einfache Möglichkeit hierfür ist die Durchführung einer Umfrage oder die Ernennung einer Person, die für die hybride Arbeitsgruppe verantwortlich ist. So erhalten Sie ein Bild davon, wer wann persönlich im Büro anwesend ist. Bewerten Sie dann, ob Sie in Ihrem aktuellen Büro genügend, zu wenig oder zu viel Bürofläche haben.  

2. Definieren Sie Ihr Ziel für ein Hybrid-Büro 

Sobald Sie ermittelt haben, wie viele Quadratmeter Bürofläche Sie für Ihr Hybrid-Büro benötigen, können Sie konkrete Schritte unternehmen. Bevor Sie dies tun, ist es wichtig, Ihre Gründe für die Einrichtung eines Hybrid-Büros zu hinterfragen. Ist Ihr Ziel zum Beispiel das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter oder geringere Kosten für das Unternehmen? Und warum ist dies wichtig? 

3. Entwerfen Sie Ihr Hybrid-Büro auf der Grundlage Ihrer Vision 

Jetzt, da die Vision Ihres Unternehmens klar ist, können Sie sich ansehen, was sich in Ihrem derzeitigen Büro ändern muss, um diese Vision zu unterstützen.  

Wenn Sie beispielsweise einen Überschuss an Bürofläche haben, müssen Sie sich überlegen, wie Sie diese Fläche sinnvoll nutzen können. Eine Möglichkeit ist, einen Teil Ihres Büros unterzuvermieten oder den Büroraum neu zu gestalten. Wenn Sie das Beisammensein im Büro erhöhen wollen, können Sie z.B. (einen Teil) der Arbeitsplätze durch sozial interaktive Räume oder eine gemütliche Lounge ersetzen. Denken Sie außerdem über separate Räume zur Konzentration für Mitarbeiter nach, die sich zu Hause oder in einer offenen Umgebung nicht konzentrieren können. 

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Büro mieten in München - Salvatorplatz 3
One on One Hubs in einem Büro zu konzentrierenden am Salvatorplatz 3, München

4. Stellen Sie ausreichend Ressourcen zur Verfügung 

Einige Mitarbeiter werden immer noch gerne vor Ort im Büro arbeiten, während andere komplett dezentral arbeiten werden. Daher ist es wichtig sicherzustellen, dass sowohl für die Fernarbeit als auch für die Arbeit im Büro ausreichend Einrichtungen und Ressourcen zur Verfügung stehen. Wenn die Mehrheit Ihrer Mitarbeiter zu Hause arbeitet, kann der physische Bürostandort möglicherweise nicht mehr ordnungsgemäß funktionieren. Stellen Sie daher sicher, dass auch im hybriden Büro ausreichend Arbeitsplätze, Computer, Hardware und Software zur Verfügung stehen.  

5. Berücksichtigen Sie Hygienevorschriften. 

Um Ihr Unternehmen in bestimmten Situationen, wie z. B. der aktuellen Pandemie, zu schützen, ist es wichtig, dass die Bürogestaltung den Hygienevorschriften entspricht. Auch wenn die Infektionen zurückgehen, ist es wichtig, die 1,5-Meter-Abstandsregel im Büro zu berücksichtigen. Stellen Sie sicher, dass geeignete Raumaufteilungen und saubere, flexible Arbeitsplätze vorhanden sind, wenn diese von anderen Personen genutzt werden.  

Neben der Einhaltung von Hygienevorschriften können Sie zum Beispiel auch Außenarbeitsplätze einrichten. Das Arbeiten im Freien hat mehrere Vorteile und kann die Verbreitung von (zukünftigen) Viren in traditionellen Büros verhindern. 

Warum ist es ratsam, hybrid zu arbeiten? 

Vorteile 

Die “neue Art des Arbeitens” in Form von Hybridarbeit ist die Zukunft. Die Flexibilität und der Komfort, nicht zum Arbeitsplatz fahren zu müssen, sind attraktive Aspekte des hybriden Arbeitens. Der Mitarbeiter kann im Rahmen der Vorgaben des Arbeitgebers selbst bestimmen, wie er arbeitet und das steigert das Wohlbefinden des Mitarbeiters. Wenn entsprechende Absprachen im Team getroffen werden, kann jeder so arbeiten, wie er möchte.  

Bei Bedarf kann das physische Büro weiterhin genutzt werden, nur eben unter anderen Bedingungen. Das Büro wird anders eingerichtet sein, aber es wird immer noch ein Ort sein, an dem man zusammenarbeiten, sich konzentrieren und einander treffen kann. Außerdem kann der Arbeitgeber die Bürofläche einer kritischen Überprüfung unterziehen und eventuell einsparen, zum Beispiel durch Untervermietung des Büros.  

Herausforderungen 

Natürlich hat die hybride Form des Arbeitens nicht nur Vorteile. Der soziale Aspekt der Arbeit in einem Büro kann durch virtuelle Besprechungen nicht ersetzt werden. Da man einander weniger oft sieht, kann es passieren, dass manche Kollegen vereinsamen. Deshalb ist es wichtig, sich darüber auszutauschen. Auch die Kommunikation ist schwieriger, wenn man nicht physisch miteinander spricht. Eine Nachricht kann anders ankommen und daher schneller zu (unbemerktem) Unmut führen. Außerdem können Sie nicht einfach zu jemandem an den Schreibtisch gehen und um weitere Erklärungen bitten. Stellen Sie sicher, dass Sie ständig miteinander kommunizieren, und planen Sie bei Bedarf gelegentliche Meetings oder Drinks mit dem gesamten Unternehmen oder Team.  

Eine weitere Herausforderung beim hybriden Arbeiten ist die fehlende Verbindlichkeit, die mit dem Unternehmen und dem Team einhergeht. Das Arbeiten aus der Ferne ist meist individuell und kann das Engagement beeinträchtigen. Teamgeist und Identifikation mit den Zielen des Unternehmens sind zentrale Werte für die Produktivität eines Mitarbeiters. Es ist daher wichtig, darauf Wert zu legen. Führen Sie regelmäßige Gespräche mit Ihren Mitarbeitern und sorgen Sie dafür, dass sie sich auch individuelle (messbare) Ziele setzen, um sie motiviert, produktiv und engagiert zu halten. Auch Ausflüge, Veranstaltungen und Treffen (im firmeneigenen Garten) können den Teamgeist fördern.  

So finden Sie Ihr neues Hybrid-Büro 

Ein Hybrid-Büro ermöglicht es den Mitarbeitern, ihr Arbeitsleben selbst in die Hand zu nehmen. Durch die Pandemie sind viele Mitarbeiter auf den Geschmack gekommen und haben festgestellt, dass ihnen das flexible Arbeiten gefällt. Wir beobachten, dass sich das traditionelle Büro langsam zu einem Hybrid-Büro wandelt. Sind Sie von den Möglichkeiten des hybriden Arbeitens überzeugt? Würden Sie gerne in Ihren derzeitigen Büroräumen skalieren? Wenden Sie sich an einen unserer Bürospezialisten, der Ihnen gerne hilft, Ihr neues (hybrides) Büro zu finden.