¿Trabajar en una oficina híbrida es el futuro?

Posted by: Julia van Ramshorst
Salón de la oficina y espacio de trabajo flexible

Con la rapidez de la vacunación y el descenso de las infecciones, las empresas están pensando en cómo establecerán la oficina en el mundo post-COVID. 

Después de todo, la oficina tradicional está cambiando lentamente. Durante la pandemia, la mayoría de los empleados trabajaban desde casa. A algunos les gustaba trabajar desde casa, mientras que otros estaban deseando volver a la oficina. La pregunta, pues, es: ¿cómo se puede comprometer esto y qué implica?  

¿Qué implica la "nueva forma de trabajar"?  

Académicos y visionarios técnicos llevan hablando de las posibilidades del teletrabajo desde los años 80. Hasta la fecha, el trabajo a distancia ha sido escaso o inexistente en las empresas. Sin embargo, a medida que el coronavirus se ha ido abriendo paso en el mundo, las empresas están estudiando si pueden trabajar a distancia de forma eficaz. De hecho, los últimos meses han demostrado que la mayoría de los empleados pueden realizar sus tareas y reuniones sin necesidad de estar en la oficina. Esto se debe a la creciente funcionalidad de las tecnologías de la información y la comunicación.  

El término "la nueva forma de trabajar" es una visión de hacer el trabajo más eficaz, eficiente y agradable tanto para el empresario como para el empleado. Esto se consigue poniendo al empleado en el centro y dándole la libertad (dentro de ciertos límites) de determinar cómo, dónde y cuándo trabaja. En este caso, el empleado puede decidir si trabaja en casa o en otro lugar de su elección para crear un entorno de trabajo ideal.  

¿Qué pasará con la oficina tradicional?  

Por supuesto, las empresas no se despedirán sin más de sus oficinas. Al fin y al cabo, una oficina es algo más que un lugar de trabajo. También es un lugar para reunirse, trabajar con los demás, relajarse o simplemente concentrarse cuando eso no es posible en casa. Además, no todos los puestos podrán trabajar a distancia porque, por ejemplo, necesitan ciertas herramientas o recursos que sólo están disponibles en la oficina. Por lo tanto, es importante empezar a pensar en cómo evolucionamos la oficina tradicional.   

¿Qué es una oficina híbrida?  

Un término que probablemente esté escuchando cada vez más es el de oficina híbrida. Una oficina híbrida es un lugar de trabajo que facilita que los empleados puedan trabajar tanto en la oficina como a distancia.   

De este modo, los empleados tienen la oportunidad de determinar su propio ritmo de trabajo. Como resultado, una buena relación empleador-empleado se basa más que nunca en la confianza mutua. Las reuniones y encuentros virtuales se han considerado exitosos y eficientes en el último año. La tecnología y la comunicación digitales son adecuadas cuando el tiempo y el espacio son escasos, pero no sustituyen la interacción social en la oficina. Por tanto, el núcleo del trabajo híbrido es reunirse y colaborar en un espacio de oficina físico, también conocido como oficina híbrida. 

¿Cómo se establece una política de oficina híbrida?  

Covid-19 hizo que las empresas cambiaran por completo a trabajar desde casa de forma bastante repentina después de todo. Sin embargo, había que ampliar y facilitar las posibilidades de trabajar desde casa. Su empresa probablemente estableció directrices y expectativas a corto plazo para garantizar que el trabajo desde casa se desarrollara sin problemas. El trabajo híbrido también requiere estas expectativas y directrices porque para garantizar su éxito a largo plazo. Por lo tanto, es importante establecer unas directrices en forma de política.    

En los siguientes pasos, explicamos brevemente cómo crear esta política:  

1. ¿A qué empleados se aplica la política de oficina híbrida?  

No todos los puestos de una empresa tienen la posibilidad de trabajar a distancia. Algunos empleados necesitan ciertas instalaciones o herramientas para realizar su trabajo. Por lo tanto, eche un vistazo crítico a los puestos de sus empleados. A continuación, incluya en la política quién está en condiciones de trabajar a distancia y qué necesitan estos empleados.  

2. Establecer directrices y expectativas  

Como ya se ha indicado, el trabajo híbrido se basa en gran medida en la confianza, pero también en las expectativas del empresario o del director de un equipo. Cada uno verá esto de forma diferente. Por lo tanto, es importante poner por escrito unas directrices claras para que ambas partes estén de acuerdo.  

Por ejemplo, discute el número de días que los empleados trabajan a distancia y el número de días que están físicamente presentes en la oficina. ¿Cómo se preparan para el trabajo híbrido, qué se espera durante las reuniones a distancia y cuáles son las expectativas cuando trabajan en la oficina? También hay que ver cómo pueden gestionar su tiempo para seguir sacando el máximo partido a la colaboración virtual. Además, también es importante pensar en las dietas (de viaje). Al fin y al cabo, si los empleados trabajan desde casa, no tienen que recorrer kilómetros hasta la oficina. Haz una lista de valores (básicos), expectativas y escenarios para que todas las áreas estén cubiertas.   

3. ¿Qué necesitan los empleados para poder trabajar cómodamente de forma híbrida?  

La oficina suele disponer de todas las herramientas e instalaciones para que los empleados trabajen bien. Por tanto, es importante analizar qué se necesita para que esto funcione también a distancia. Por ejemplo, ¿pueden los empleados trasladar los ordenadores a lugares remotos y cómo pueden acceder a las herramientas y aplicaciones desde allí?   

Asegúrese de prestar mucha atención a las herramientas y recursos que se pueden utilizar a distancia y asegúrese de que los empleados también saben cómo utilizarlos. Si esto falla, alguien tendrá que ser capaz de ayudar a sus empleados a distancia.

Imagen
Working in an hybrid office

4. Considerar la seguridad de los datos e información sensibles  

Las modernas tecnologías de la información y la comunicación ofrecen muchas posibilidades, pero sin una seguridad adecuada, los datos sensibles pueden caer en manos de los hackers. Esto puede tener un gran impacto en su negocio y crear situaciones desagradables si no se maneja con cuidado. Asegúrate de tener las directrices de seguridad adecuadas y comunícalas a tus empleados, para que sepan cómo actuar y para que también puedan trabajar en línea de forma segura a distancia.   

Creación y diseño de una oficina híbrida  

¿Cómo es una oficina híbrida?  

En el futuro, las oficinas tendrán una nueva finalidad. La oficina ya no se ve como un lugar donde los empleados van sólo a trabajar. Ahora se ve como un lugar para fomentar la innovación y la conexión. El diseño de una oficina del futuro se basa en las palabras clave: colaboración, creatividad y aumento del espíritu de equipo.   

Esto significa que la estructura de las oficinas está cambiando. Habrá menos puestos de trabajo y más espacios para la lluvia de ideas, salones, espacios para eventos, bares (café) y espacios para reunirse. Un ejemplo de modelo de oficina innovador es el de "hub-and-spoke". La sede central (el centro) está situada en una gran ciudad y se utiliza para reuniones, eventos y encuentros. Los establecimientos más pequeños (los radios) se sitúan en las ciudades de los alrededores, más cerca de los lugares de residencia de los empleados o clientes, donde pueden trabajar varios días a la semana. 

Imagen
Avinguda Diagoal Barcelona
oficina híbrida con puestos de trabajo y sala de estar situada en Avinguda Diagonal 444, Barcelona

Plan paso a paso para una oficina híbrida  

En las siguientes secciones, se analizarán los pasos para crear y establecer una oficina híbrida.   

1. Evalúe su oficina física actual   

En su política de oficina híbrida, ha trazado quién, dónde y cuándo trabajarán los empleados a distancia. Una forma fácil de hacerlo es realizar una encuesta o designar a una persona responsable del grupo de trabajo híbrido. Esto te da una idea de quién está físicamente presente en la oficina y cuándo. A continuación, evalúe si tiene suficiente, demasiado poco o demasiado espacio en su oficina actual.   

2. Determine su objetivo de tener una oficina híbrida  

Una vez que haya identificado cuántos metros cuadrados de espacio de oficina necesitará para su oficina híbrida, podrá dar pasos concretos. Antes de hacerlo, es importante examinar los motivos que le llevan a crear una oficina híbrida. Por ejemplo, ¿su objetivo es el bienestar de sus empleados o la reducción de costes para la empresa? ¿Y por qué es importante?  

3. Diseñe su oficina híbrida en base a su visión  

Ahora que la visión de su empresa está clara, puede analizar lo que debe cambiar en su oficina actual para apoyar esta visión.   

Por ejemplo, si le sobra espacio de oficina, tendrá que estudiar cómo puede darle un buen uso. Una forma es subarrendar parte de tu oficina o reorganizar el espacio de la misma. Si quiere aumentar la reunión en la oficina, puede, por ejemplo, sustituir (parte de) los puestos de trabajo por espacios socialmente interactivos o una cómoda sala de estar. Además, piense en salas de concentración separadas para los empleados que no pueden concentrarse en casa o en un entorno abierto.

Imagen
Calle de Maria de Molina 39
Cabinas de concentración, puntos de encuentro y cabinas telefónicas situadas en Calle de María de Molina 39, Madrid

4. Proporcionar recursos suficientes  

Algunos empleados seguirán queriendo trabajar físicamente en la oficina, mientras que otros trabajarán completamente a distancia. Por eso es importante asegurarse de que hay suficientes instalaciones y recursos disponibles tanto para el trabajo a distancia como en la oficina. Si la mayoría de sus empleados trabajan en casa, la ubicación física de la oficina puede verse alterada. Por lo tanto, asegúrese de que hay suficientes puestos de trabajo, ordenadores, hardware y software disponibles también en la oficina híbrida.   

5. Tener en cuenta las normas de higiene.  

Para proteger a su organización en determinadas situaciones, como la actual pandemia, es importante que el diseño de la oficina cumpla las normas de higiene. Aunque las infecciones están disminuyendo, sigue siendo importante tener en cuenta la sociedad de 1,5 metros en la oficina. Asegúrate de que tienes la distribución adecuada y los puestos de trabajo flexibles y limpios cuando los vaya a utilizar otra persona.   

Además de seguir las normas de higiene, también se pueden crear lugares de trabajo al aire libre, por ejemplo. Trabajar al aire libre tiene varias ventajas y puede evitar la propagación de (futuros) virus en las oficinas tradicionales.  

¿Por qué elegir el trabajo híbrido?  

Beneficios  

La "nueva forma de trabajar" en forma de trabajo híbrido es el futuro. La flexibilidad y la comodidad de no tener que desplazarse al lugar de trabajo son aspectos atractivos del trabajo híbrido. El empleado puede determinar, dentro de las directrices del empresario, cómo trabaja y esto aumenta su bienestar. Cuando se hacen los arreglos adecuados dentro del equipo, cada uno puede trabajar de la manera que más le guste.   

En caso necesario, la oficina física puede seguir utilizándose, pero en un entorno diferente. La oficina estará amueblada de forma diferente, pero seguirá siendo un lugar donde poder trabajar juntos, concentrarse y reunirse. Además, el empleador puede analizar críticamente la cantidad de espacio de oficina y posiblemente ahorrar, por ejemplo, subarrendando la oficina.   

Desafíos  

Por supuesto, la forma híbrida de trabajar no sólo tiene ventajas. El aspecto social del trabajo en una oficina no puede ser sustituido por las reuniones virtuales. Al verse menos, algunos compañeros pueden sentirse solos. Por ello, es importante mantener un estrecho contacto con los demás al respecto. La comunicación también es más difícil cuando no se habla físicamente. Un mensaje puede transmitirse de forma diferente y, por tanto, causar molestias (invisibles) más rápidamente. Además, no puedes acercarte a la mesa de alguien para pedirle más explicaciones. Asegúrate de mantener la comunicación entre vosotros y, si es necesario, programa reuniones ocasionales o copas con toda la empresa o el equipo.   

Otro reto del trabajo híbrido es la falta de compromiso que acecha a la empresa y al equipo. El trabajo a distancia es sobre todo individual y puede afectar al compromiso. El espíritu de equipo y la identificación con los objetivos de la empresa son valores fundamentales para la productividad de un empleado. Por lo tanto, es importante valorarlo. Mantenga conversaciones periódicas con sus empleados y asegúrese de que también se fijan objetivos individuales (medibles) para mantenerlos motivados, productivos y comprometidos. Las salidas, los eventos y las reuniones (en el jardín de la empresa) también pueden fomentar el espíritu de equipo.   

Encuentre su nueva oficina híbrida  

Una oficina híbrida garantiza que los empleados tengan el control de su vida laboral. Debido a la pandemia, muchos empleados han probado esto y han llegado a la conclusión de que les gusta el trabajo flexible. Vemos que la oficina tradicional está cambiando poco a poco a una oficina híbrida. ¿Está convencido de las posibilidades del trabajo híbrido? ¿Le gustaría escalar en su espacio de oficina actual? Póngase en contacto con uno de nuestros especialistas en oficinas y estará encantado de ayudarle a encontrar su nueva oficina (híbrida).