L'économie de distanciation sociale au bureau

L’économie telle que nous la connaissons à changer et nous vivons désormais dans une économie de distanciation sociale. L’Organisation Mondial de la Santé recommande de garder une distance sociale d’au moins 1 mètre (1.5m étant préférable) jusqu’à ce qu’en vaccin soit disponible afin de garder le Coronavirus sous contrôle. Cela a des conséquences sur l'ensemble de l'économie, et c'est un défi majeur pour les employeurs. De nombreux employés travaillent actuellement à domicile autant que possible, sur les conseils avisés du gouvernement. À court terme, il s'agit d'une bonne solution sûre. Mais à plus long terme, il est biensur souhaitable que chacun puisse se rendre au bureau, ce qui augmente également la productivité. En tant qu'entreprise, comment veillez-vous à appliquer la distance d'un mètre et demi pour vos employés ? Comment rendre le bureau aussi résistant que possible à la Corona ? 

Le chemin vers votre lieu de travail

Lorsque vous entrez dans le bâtiment, vous devez biensur aussi pouvoir vous rendre à votre lieu de travail en toute sécurité. Ainsi, un nombre très limité de personnes peuvent utiliser l'ascenseur en même temps. Veillez à bien l'indiquer à l'entrée de l'ascenseur. Il est plus sain de prendre les escaliers, car vous pouvez plus facilement respecter la règle de la distance d'un mètre et demi et de plus cela vous fait faire de l’exercice. Cela dit, circulation en double sens dans les escaliers reste souvent un défi.

Veillez à réorganiser votre bureau

Make sure to rearrange your office

Dans la plupart des bureaux, les personnes sont généralement plus proches les unes des autres que les 1,5 mètre conseiller par l’OMS. Dans la nouvelle société, ce n'est plus une option et une distance minimale de 1,5 mètre doit désormais être maintenue. Par conséquent, il faut séparer les bureaux et faire des blocs séparés. Veillez à ce que les voies d'accès à leur lieu de travail soient à la bonne distance et à ce que l'internet et le câblage électrique fonctionnent correctement.

Instructions visuelles

Outre la distance entre les bureaux, il est important de sensibiliser les employés à la distance à maintenir. Nous recommandons donc de le montrer visuellement. Indiquez à l'aide de lignes au sol la taille du poste de travail personnel de chacun. Qu'il n'y ait aucun doute ou ambiguïté à ce sujet. Vous pouvez également travailler avec des flèches au sol, qui indiquent le chemin à suivre. De cette façon, vous stimulez la circulation à sens unique afin que personne ne risque de se croiser les uns aux autres.

Visual lines with tape

Utilisez des cloisons ou des écrans de bureau

Pour diviser votre bureau, vous pouvez utiliser des cloisons pratiques, ce qui vous permet de gagner de l'espace. Il peut s'agir de cloisons acoustiques en verre qui forment une unité fermée. Ces cloisons sont flexibles et peuvent être déplacées sur le lieu de travail, en fonction des souhaits du moment. Une autre option est un écran de bureau que vous placez entre deux bureaux qui se font face. Outre le fait que ces écrans réduisent le risque de contamination, ils absorbent également le son, ce qui peut s'avérer utile après cette crise.

Des lieux de travail flexibles

Les lieux de travail flexibles au sein des bureaux sont très populaires depuis un certain temps déjà. De moins en moins de personnes ont un lieu de travail fixe et le co-working est également de plus en plus populaire. Le Coronavirus va-t-il mettre fin à cette tendance des lieux de travail flexibles dans les bureaux ? Heureusement, ce n'est pas nécessaire, car il existe plusieurs moyens de faire en sorte que ces bureaux soient également préparés contre le Coronavirus. Il existe des moyens intelligents de décontaminer un lieu de travail flexible pendant la journée, afin qu'il puisse être utilisé en toute sécurité par un autre employé. Cela peut se faire au moyen de sets de table recyclables (en papier), que les employés placent sur leur bureau avant de commencer à travailler. Tout le matériel de travail, de l'ordinateur portable à la souris en passant par les verres et les assiettes, est placé sur ces sets de table. Lorsque l'employé quitte le lieu de travail, il jette le napperon et nettoie la table pour un contrôle supplémentaire. Conseil supplémentaire : faites la promotion des règles du Coronavirus sur le set de table, une option supplémentaire pour garder votre employé très vigilant !

Mesures d'hygiène

Le conseil le plus pratique, mais aussi le plus important, est l'hygiène. Assurez-vous que tous vos employés connaissent les mesures d'hygiène suivantes. Confiez à quelqu'un la responsabilité de vérifier qu'elles sont bien respectées :

  • Nettoyez toujours les poignées de porte après utilisation, et aussi quatre fois par jour avec un spray nettoyant. Établissez un calendrier à cet effet, qui doit être coché/vérifié à chaque fois.
  • Veillez à ce que du savon désinfectant soit toujours présent sur toutes les installations sanitaires et rappelez à vos employés qu'ils doivent se laver fréquemment les mains. Par exemple, installez un poste de lavage des mains à un endroit bien visible du bureau.
  • Veillez à ce qu'il y ait un stock suffisant de lingettes désinfectantes et de gants en plastique.
  • Remplacez les serviettes par du sopalin, qui est jeté immédiatement après usage.
  • Prévoyez des masques pour toute personne qui souhaite travailler en toute sécurité sur le lieu de travail.
  • Nettoyez votre souris, votre clavier et votre smartphone au moins deux fois par jour avec un nettoyant désinfectant.
  • Insistez une fois de plus sur l'importance de tousser et d'éternuer dans votre coude.

Fermez le couvercle des toilettes lorsque vous tirez la chasse d'eau. Lorsque vous tirez la chasse avec le couvercle ouvert, il est possible que des particules de virus flottent dans l'air pendant longtemps. Ce conseil de l'OMS est considéré comme tout aussi important que, par exemple, éternuer dans son coude.

Systèmes de traitement de l'air et de climatisation

Nous savons que le virus Covid-19 est transmis par les éternuements et la toux, par des particules qui restent dans l'air pendant un certain temps. Il n'a pas (encore) été établi si le virus est également transmis par l'air. Cela ne peut donc pas être exclu et les précautions concernant la circulation de l'air sont judicieuses. Il n'existe pas encore de directives scientifique, mais des recherches ont été menées par des spécialistes tels que la REHVA (Association européenne pour les systèmes de ventilation et de traitement de l'air). La REHVA préconise plusieurs mesures de précaution qui réduisent les risques potentiels. Sur cette base, nous recommandons les mesures suivantes :

  • Le conseil le plus important donné est d'arrêter la recirculation de l'air central. Cela signifie qu'il y a une recirculation de l'air intérieur. Par conséquent, les particules de virus présentes dans les sorties d'air peuvent pénétrer à nouveau dans la pièce. Pour éviter cela, les sections de recirculation doivent être fermées à partir du système de gestion du bâtiment, ou manuellement.
  • Ce conseil s'applique également aux systèmes de recirculation décentralisés tels que les unités d'induction et les ventilo-convecteurs. Lorsque l'air frais n'est pas insufflé et que l'air sale est extrait, vous devez être plus prudent. Si le système n'a pas de fonction de ventilation et sert uniquement à déterminer la température dans la pièce (chaud/froid), il est conseillé d'éteindre ces systèmes.
  • Votre bureau dispose-t-il d'un système de ventilation ? Si oui, assurez-vous qu'il soit en marche le plus longtemps possible afin qu'il soit bien ventilé. Il est préférable de le maintenir au maximum pendant 24 heures. C'est important afin d'obtenir le plus d'air neuf possible de l'extérieur. Si vous n'avez pas de système, ouvrez les fenêtres pendant quinze minutes avant l'arrivée de vos employés et laissez la pièce s'aérer autant que possible.
  • Faites des recherches sur les bons purificateurs d'air. Les purificateurs d'air équipés d'un filtre HEPA font la même chose qu'un système de ventilation. Cependant, vous aurez besoin de plusieurs d'entre eux pour vous permettre de nettoyer toute la pièce.
  • Si votre bureau ne dispose pas encore d'un système de climatisation, il est judicieux de les acheter quand même. Les climatiseurs modernes contiennent des filtres et une fonction spéciale de purification de l'air. Ces filtres éliminent de l'air le pollen, les substances nocives, les bactéries et d'autres polluants tels que les particules du virus. Même si le climatiseur n'a pas de fonction spéciale de purification de l'air, l'air du bureau sera toujours plus propre.

Déjeuner d'entreprise pendant le Covid-19

De nombreuses entreprises offrent le déjeuner pendant la pause organisée par l'employeur. Cependant, les réunions en grands groupes ne sont plus possibles. Quelles sont donc les possibilités de faire en sorte que le déjeuner d'entreprise soit également préparé contre le corona ? La réponse la plus évidente est d'opter pour plusieurs équipes. Laissez les employés déjeuner en petits groupes et assurez-vous que la table de déjeuner offre suffisamment d'espace pour respecter la distance recommandé d’1,5 mètre. Ici aussi, il faut respecter les itinéraires de marche et les règles d'hygiène. Utilisez des assiettes et des tasses jetables et demandez à quelqu'un de vérifier que la table et les chaises soient bien nettoyées après une équipe de déjeuner.

Fournitures de bureau séparées

Il est fortement recommandé de nettoyer ou de désinfecter les fournitures de bureau plusieurs fois par jour. Mais veillez également à ce que les employés gardent leur souris, leur clavier, leur casque et autres objets de travail pour eux. Cela peut se faire, par exemple, en apposant des autocollants sur les fournitures de bureau afin que tout soit bien séparé.

Faciliter les réunions

Jusqu'à la couronne, les réunions étaient faciles avec 10 personnes autour d'une table. Cependant, la plupart des salles de réunion n'offrent pas suffisamment d'espace pour garder la distance. Au lieu de 10 employés, seules quelques personnes pourront tenir dans une salle. Il est donc important que les employés puissent participer à la réunion depuis une autre salle et que cela se passe bien. Pour faciliter cela, il existe suffisamment de possibilités qui ont déjà été utilisées fréquemment pendant les crises actuelles. Pensez à Microsoft Teams ou à Zoom. Différents participants peuvent toujours assister à la réunion depuis leur lieu de travail ou ailleurs au bureau. Investissez dans ce domaine afin de vous préparer à un avenir où le mètre et demi au bureau continuera à être utilisé pendant encore un certain temps.

Louer un espace de bureau supplémentaire

Il n'est pas possible d'appliquer la règle de la distanciation sociale de 1,5 mètre dans tous les bureaux ? Cela peut être le cas, par exemple, lorsque l'espace ne permet pas de répartir les bureaux. Dans ce cas, il existe d'autres options qui vous permettent de garantir un environnement de travail sûr et sain. La première option consiste à louer un espace de bureau supplémentaire à votre propriétaire actuel. De cette façon, vous maintenez l'équipe au même endroit et vous appliquez la règle du mètre et demi.

Diviser l'équipe en équipes

Bien entendu, la location d'un espace supplémentaire entraîne également des coûts supplémentaires. Une option déjà intégrée par de nombreuses entreprises consiste à diviser vos employés en équipes. Moins de personnes viennent au bureau en même temps, de sorte que les employés disposent de plus d'espace au bureau. L'autre moitié travaille à domicile. Il est bon d'ajuster cet horaire sur une base hebdomadaire, de sorte que chacun ait une possibilité de revenir au bureau.

Une équipe mobile prête à l'emploi

Vous pouvez également choisir de ne pas faire partie de l'équipe de travail depuis votre domicile, mais de vous installer sur un lieu de travail flexible. Ce déménagement peut se faire dans des centres d'affaires, où vos employés n'ont qu'à apporter un ordinateur portable et peuvent commencer à travailler immédiatement. C'est particulièrement utile car ces loyers sont flexibles. Dès que les temps changent à nouveau, vous pouvez changer instantanément de lieu de travail et vous débarrasser à nouveau de ces espaces de bureau temporaire.

Demandez conseil à Flexas.com

Chaque entreprise est différente et peut avoir un aspect différent après cette crise. C'est pourquoi une solution sur mesure est nécessaire. Il peut être très soulageant de faire appel à un spécialiste d’espaces de travail tel que Flexas.com pour vous conseiller sur votre situation personnelle. Cela vous permettra de faire rapidement l'inventaire de vos problème potentiels concernant vos bureaux et de rechercher la meilleure solution pour votre entreprise.

De combien de m² d'espace de bureau ai-je besoin par poste de travail ?

Flexas.com travaille avec un outil développé en interne, avec lequel vous pouvez facilement calculer le nombre de mètres carrés dont vous avez besoin pour votre entreprise. Il comprend les normes nécessaires pour offrir aux employés un lieu de travail sain. Nous avons adapté cet outil à la nouvelle économie de distanciation sociale, en particulier à la directive Covid-19 : "extra large". Utilisez ce calculateur pour calculer le nombre de mètres carrés dont vous avez besoin pour préparer votre entreprise à la nouvelle économie de 1,5 mètre.