Umsatzsteuer bei der Anmietung eines Büroraums

Julia van Ramshorst
Flexas.com Mehrwertsteuerabzüge Steuern für Büroflächen

Grundsätzlich müssen Sie, wenn Sie ein Büro mieten, keine Mehrwertsteuer auf den Mietpreis zahlen, da Immobilien von der Mehrwertsteuer befreit sind. Dennoch entscheiden sich Menschen oft gemeinsam für ein mehrwertsteuerfreies Leasing, weil es erhebliche Vorteile bietet. Aber was ist mit der mehrwertsteuerfreien Miete und warum entscheiden sich die Menschen für die mehrwertsteuerpflichtige Miete? In diesem Blog lesen Sie alle Besonderheiten der Mehrwertsteuer bei der Anmietung eines Büros.    

Steuern für die Anmietung von Büroräumen   

Bevor Sie als (Start-)Unternehmer Büroräume mieten, ist es wichtig, sich im Vorfeld gut über die Mehrkosten der Anmietung von Büroflächen zu informieren und welche Kosten abzugsfähig sind. Wir haben bereits einen Blogartikel über die Gesamtkosten der Anmietung von Büroflächen geschrieben. Darin haben wir jedoch nicht über Mehrwertsteuer und Abzüge gesprochen. Wenn Sie sich entscheiden, Büroräume für Ihr Unternehmen zu mieten, müssen Sie sich mit der Mehrwertsteuer auf Ihre Miete befassen. Die Steuerbehörden unterscheiden zwischen einem Home Office und einem Büro außerhalb Ihrer Wohnung.  

Mehrwertsteuer und Abzüge bei der Anmietung von Büroräumen    

Wenn Sie Büroräume mieten, können Sie alle Kosten, die Ihnen für die Büroflächen entstehen, vom Einkommen Ihres Unternehmens abziehen. Zu diesen Ausgaben gehören: 

  • Mietkosten;    

  • Renovierungskosten;    

  • Energie, - Gas, - Wasser, - Versicherungen, - Reinigungskosten usw.;    

  • Druck wie Briefpapier, Visitenkarten und Umschläge;    

  • Internetverbindung;    

  • Kosten für die Einrichtung Ihrer Büroräume, wie Bodenbeläge, Büromöbel und dergleichen;    

  • Abschreibung bestimmter Büromöbel und -ausstattungen. 

Sie können diese Kosten inklusive Mehrwertsteuer abziehen, soweit Sie die Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer abziehen können. Aus steuerlicher Sicht ist es in vielen Fällen attraktiver, temporäre Büroräume zu mieten, als ein Büro zu Hause einzurichten, da Sie einen großen Teil der Kosten für steuerliche Zwecke abziehen können, während Sie im Falle eines Heimbüros keine Abzüge haben.    

Vorsicht! Besondere Regeln gelten beispielsweise bei der Vermietung von Besprechungsräumen für einen kurzen Zeitraum. Weitere Informationen erhalten Sie über die Tax Information Line.  

Was ist Vorsteuer? 

Wenn ein Vermieter, Investor oder Risikokapitalgeber ein Bürogebäude kauft, entstehen ihnen oft verschiedene Kosten. Da ein gewerbliches Gebäude oder Büro eine lange Lebensdauer hat, wird die Vorsteuer auf den Kauf oder Bau auf zehn Jahre verteilt. Zum Zeitpunkt der Inbetriebnahme des Bürogebäudes und der folgenden 9 Jahre wird 1/10 Teil der Vorsteuer erhoben, auch Revisionszeitraum genannt. Die Mehrwertsteuer auf die Immobilie kann dann als Vorsteuer abgezogen werden, jedoch nur, wenn die Immobilie während des Überprüfungszeitraums mehrwertsteuerpflichtig vermietet wird.     

Eine Ausnahme vom Vorsteuerabzug ist, wenn die Immobilie im Betrachtungszeitraum mehrwertsteuerfrei vermietet wird. Als Vermieter sind Sie nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. 

Warum gibt mein Vermieter die Mehrwertsteuer von meinem Büro weiter?  

Grundsätzlich ist die Vermietung von Büroflächen unversteuert. Sie müssen keine Mehrwertsteuer auf die Miete zahlen, so dass der Vermieter die Mehrwertsteuer auf den Kauf und die Instandhaltung des Bürogebäudes nicht als Vorsteuer abzieht. In den meisten Fällen wird jedoch gemeinsam eine mehrwertsteuerpflichtige Vermietung vereinbart. Dies ist für die meisten Unternehmer interessant, die das Büro fast ausschließlich (90% oder in einigen Fällen 70%) für mehrwertsteuerbefreite Tätigkeiten nutzen. Sie können diese Kosten abziehen, und die Nettomietkosten sind niedriger. Dies gilt jedoch nicht für alle Unternehmen. Es gibt eine Reihe von Branchen und Geschäftstätigkeiten, die von der Mehrwertsteuer befreit sind. Dies eliminiert die Option für eine steuerpflichtige Vermietung und der Vermieter kann die Mehrwertsteuer auf die Miete nicht berechnen, was bedeutet, dass er sich für eine mehrwertsteuerfreie Vermietung entscheidet.  

Ausnahmen von der Mehrwertsteuer befreite Bürogebäude   

In einigen Situationen ist ein Büro von der Mehrwertsteuer befreit, z. B. wenn das Gebäude seit mehr als 10 Jahren im Besitz des Eigentümers ist. Wenn Sie ein von der Mehrwertsteuer befreites Büro mieten möchten, gibt es bestimmte Regeln, die damit verbunden sind. In vielen dieser Fälle müssen Sie sich mit einem Mehrwertsteuerausgleich auf die Miete auseinandersetzen. Dies gilt, wenn der Eigentümer z.B. kürzlich Renovierungen durchgeführt hat und dann die Umsatzsteuer darauf mit der Miete verrechnet. Die Mehrwertsteuerentschädigung ist im Mietvertrag enthalten und beträgt in der Regel 5%. Dies ist immer viel weniger als die 21% Mehrwertsteuer, die Sie sonst nicht zurückfordern könnten. 

Nutzen Sie die von der Mehrwertsteuer befreite Vermietung oder das Leasing   

Die Entscheidung für eine mehrwertsteuerfreie Vermietung von Büroflächen mag attraktiv erscheinen, aber die mehrwertsteuerpflichtige Vermietung bietet letztendlich einen Steuervorteil auf die Kosten Ihres Büros. Vermieter können die Mehrwertsteuer auf den Kauf des Bürogebäudes, die Instandhaltung und Renovierung als Vorsteuer abziehen. Mieter, deren Geschäft aus mindestens 90% der umsatzsteuerpflichtigen Geschäftstätigkeit besteht, können dann die Mehrwertsteuer als Vorsteuer abziehen. Das ist von Vorteil, weil Sie dann mit einer Netto-Mindermiete enden. Diese Mehrwertsteuer wird von der Umsatzsteuer, die Sie als Unternehmen zahlen, abgezogen und führt zu erheblichen Kosteneinsparungen.      

Wenn Sie sich für eine mehrwertsteuerfreie Miete entscheiden, entscheidet sich der Vermieter für eine Umsatzsteuerentschädigung. Der Umsatzsteuerausgleich ist im Mietvertrag enthalten und führt zu einer nicht abzugsfähigen Kostensteigerung.     

Benötigen Sie Hilfe bei der Mehrwertsteuer bei der Anmietung von Büroräumen? Dieser Blog wurde mit dem Ziel erstellt, über die Mehrwertsteuer zu informieren. Obwohl die Informationen sorgfältig vorbereitet sind, können wir keine spezifische Beratung zu Ihrer Situation geben, da wir keine Steuerspezialisten sind. Die Bürospezialisten von flexas.com sind bereit, Ihnen zu helfen, aber für detailliertere Informationen empfehlen wir Ihnen, sich an einen Steuerexperten zu wenden.