BTW bij het huren van een kantoorruimte

Julia van Ramshorst
Flexas.com btw aftrekposten belastingen voor kantoorruimtes

Wanneer je een kantoor huurt hoef je in principe geen btw te betalen over de huurprijs, aangezien onroerende zaken vrijgesteld zijn van btw. Toch kiest men vaak gezamenlijk voor btw belaste verhuur omdat hier significante voordelen aan zitten. Maar hoe zit het dan met btw vrij huren en waarom kiest men voor btw belaste huur? In dit blog lees je alle ins-en-outs over btw bij het huren van een kantoor.

Belastingen voor kantoorruimte huren

Voordat je als (startende) ondernemer een kantoorruimte huurt is het belangrijk om vooraf goed geïnformeerd te zijn over de bijkomende kosten van het huren van een kantoorruimte en welke kosten aftrekbaar zijn. Wij hebben al eens eerder een blog artikel geschreven over de totale kosten van het huren van een kantoorruimte. Hierin hebben wij het echter niet gehad over de btw en de aftrekposten. Wanneer je ervoor kiest om een kantoorruimte te huren voor je bedrijf, krijg je te maken met btw over jouw huurprijs. De belastingdienst maakt hierbij onderscheid tussen een kantoor aan huis en een kantoor buiten huis.

Btw en aftrekposten kantoorruimte huren

Als je een kantoorruimte huurt, kun je alle kosten die je voor de kantoorruimte maakt, aftrekken van de inkomsten van jouw onderneming. Tot deze kosten behoren onder andere

  • Huurkosten;
  • Verbouwingskosten; 
  • Energie, - gas, - water, - verzekerings,- en schoonmaakkosten e.d.
  • Drukwerk zoals briefpapier, visitekaartjes en enveloppen
  • Internetverbinding
  • Kosten voor het inrichten van jouw kantoorruimte, zoals vloerbedekking, kantoormeubilair e.d.
  • Afschrijving van bepaald kantoormeubilair en apparatuur.

Je kunt deze kosten inclusief btw aftrekken, voor zover je de btw niet als voorbelasting kunt aftrekken. Fiscaal gezien is het in veel gevallen aantrekkelijker om een tijdelijke kantoorruimte te huren in plaats van thuis een kantoor in te richten, omdat je een groot deel van de kosten kunt aftrekken voor de belasting, terwijl je in het geval van een kantoor aan huis geen aftrekmogelijkheden hebt.

Let op! Bij de verhuur van bijvoorbeeld vergaderruimtes voor een korte periode geldt een bijzondere regeling. Bel voor meer informatie de BelastingTelefoon.

Wat houdt voorbelasting in?

Wanneer een verhuurder, belegger of particuliere investeerder een kantoorpand koopt, maakt deze vaak verschillende kosten. Aangezien een bedrijfspand of kantoor een lange levensduur heeft wordt de voorbelasting op de aankoop of bouw verdeeld over tien jaar. Op het moment dat het kantoorgebouw in gebruik wordt genomen en de opeenvolgende 9 jaren wordt 1/10e deel aan voorbelasting gerekend, ook wel de herzieningstermijn. De btw van het pand kan dan als voorbelasting worden afgetrokken, maar alleen als het pand in de herzieningstermijn btw belast verhuurd wordt.

Een uitzondering op het aftrekken van de voorbelasting is wanneer het pand in de herzieningstermijn vrijgesteld van btw verhuurd wordt. Je hebt als verhuurder dan geen recht op aftrek van voorbelasting.

Waarom belast mijn verhuurder de btw van mijn kantoor door?

In principe is het verhuren van een kantoorruimte onbelast. Je hoeft geen btw over de huurprijs te betalen, waardoor de verhuurder de btw op de aanschaf en onderhoud van het kantoorgebouw niet als voorbelasting aftrekken. Echter is de meeste gevallen wordt gezamenlijk overeengekomen tot een btw-belaste verhuur. Dit is voor de meeste ondernemers interessant die het kantoor nagenoeg geheel (90% of in sommige gevallen 70%) voor btw-belaste prestaties gebruiken. Je kunt deze kosten namelijk aftrekken, en de netto huurkosten zullen lager uitkomen. Maar dit geldt niet voor alle bedrijven. Er zijn een aantal branches en bedrijfsactiviteiten die vrijgesteld zijn van btw. Hiermee vervalt de optie voor belaste verhuur en kan de verhuurder geen btw berekenen over huurprijs, wat betekent dat er gekozen wordt btw vrije huur.

Uitzonderingen kantoorgebouwen vrijgesteld van btw;

In sommige situaties is een kantoor vrijgesteld van btw, bijvoorbeeld wanneer het gebouw langer dan 10 jaar in eigendom is van de eigenaar. Als een kantoor vrijgesteld van btw wil huren dan zitten daar wel bepaalde regels aan verbonden. In veel van deze gevallen heb je te maken met een btw-compensatie op de huurprijs. Dit geldt wanneer de eigenaar zeer recent bijvoorbeeld een verbouwing heeft doorgevoerd, dan zal hij de btw hierover compenseren met de huur. De btw-compensatie wordt opgenomen in de huurovereenkomst en dit is meestal 5%. Dit is dan altijd nog een stuk minder dan de 21% btw die je anders niet kan terugvorderen

Maak gebruik van btw-belaste (ver)huur

Het kiezen voor btw vrij huren van kantoorruimte lijkt misschien aantrekkelijk maar btw-belast huren zorgt uiteindelijk voor een fiscaal voordeel op de kosten van jouw kantoor. Verhuurders kunnen de btw op de aanschaf van het kantoorgebouw, het onderhoud en de renovatie als voorbelasting aftrekken. Huurders, waarvan het bedrijf ten minste uit 90% btw belaste bedrijfsactiviteiten bestaat, kunnen dan de btw als voorbelasting aftrekken. Dit is voordelig want je komt dan uit op een netto lagere huurprijs. Deze btw wordt namelijk van de omzetbelasting, die je als bedrijf afdraagt, afgetrokken en zorgt voor een significante kostenbesparing.

Als je kiest voor btw-vrij huren, dan zal de verhuurder kiezen voor een btw-compensatie. De btw-compensatie wordt opgenomen in het huurcontract en leidt tot een niet-aftrekbare kostenverhoging.

Hulp nodig met btw bij het huren van een kantoorruimte? Deze blog is opgesteld met als doel om te informeren rondom btw. Ondanks dat de informatie zorgvuldig opgesteld is, kunnen wij verder geen specifiek advies over jouw situatie geven omdat wij geen fiscalist zijn. De kantoorspecialisten van flexas.com staan voor je klaar maar voor meer gedetailleerde informatie adviseren wij om contact op te nemen met een fiscaal deskundige.