5 consigli per risparmiare sui costi sull’ufficio

Postato da: Julia van Ramshorst
Tips om kosten te besparen op je kantoorruimte

Il tuo ufficio è il punto di partenza giusto se stai cercando metodi per ridurre i costi e risparmiare denaro mentre navighi in questi tempi difficili e incerti. Dopo i costi del personale, i costi per l’alloggio sono generalmente la spesa maggiore di un'azienda. In effetti, affittare uno spazio ufficio è un investimento significativo, ma non deve costare una fortuna ogni mese. Ecco 4 consigli degli esperti per risparmiare un sacco di soldi quando si affitta uno spazio ufficio. 

1. Scegli una località appena fuori dalla tangenziale o almeno fuori dal centro città 

Potrebbe sembrare ovvio, ma è comunque fondamentale da considerare. Pertanto, dovresti sempre chiederti se vale la pena affittare uno spazio per uffici in centro città in termini di costi di affitto. Ci sono una serie di domande da tenere a mente, come ad esempio:  

  • Come arrivate in ufficio tu e i tuoi colleghi? Con i trasporti pubblici? Cerca un luogo vicino ai trasporti pubblici! L'Esposizione Universale Roma (quartiere EUR) è una zona residenziale, commerciale e finanziaria situata a sud di Roma. È stata una delle prime aree commerciali suburbane europee costruite negli anni '50 e '60 ed è notevolmente più economica del centro storico di Roma, per esempio. Il Ministero della Sanità, la Confederazione Generale dell'Industria Italiana e il Ministero delle Comunicazioni hanno tutti uffici nella regione. 

2. Sfrutta al massimo i metri quadrati 

Pensa bene a quanto spazio hai veramente bisogno, in modo da non affittare metri quadrati che non utilizzerai. Le aziende che cercano 100 m2 per quattro persone sono tutt'altro che un'eccezione. Dovresti porti le seguenti domande. 30 m2 saranno sufficienti? Di quanti metri quadrati di uffici abbiamo bisogno? 10 metri quadrati possono ospitare una scrivania, una sedia da scrivania, un classificatore, un cestino dei rifiuti e una pianta. In breve, spazio sufficiente per una persona. A seconda di quanta libertà di movimento si desidera, possono bastare 7 metri quadrati. 

Determina anche se è saggio affittare la tua sala riunioni. Molti proprietari ti daranno un numero di crediti al mese con cui puoi utilizzare le sale riunioni generali. Questa è un'opzione intelligente che può farti risparmiare circa 500 euro al mese. Per i piccoli imprenditori o liberi professionisti, un luogo di coworking può essere l'ideale. Un posto di lavoro in tali spazi aperti a volte può essere il 50 percento più economico di un posto di lavoro nel proprio ufficio. Con spazi di lavoro flessibili, affitti un posto di lavoro in uno spazio condiviso e puoi utilizzare i servizi disponibili come internet, mobili per ufficio e caffè e tè. 

3. Meno flessibilità 

La flessibilità è molto piacevole per te in qualità di inquilino, ma il proprietario trasferisce questa incertezza in costi di affitto più elevati. Il trucco è trovare il miglior equilibrio tra flessibilità e costi di noleggio. Il periodo di noleggio è di grande influenza qui. Poniti queste 2 domande: 

1: Quanto è probabile che lascerai il tuo attuale ufficio entro due o tre anni?  

È piccola questa possibilità? Allora non optare per una flessibilità non necessaria. Più flessibile è il contratto di locazione, maggiore è l'affitto. C'è una possibilità significativa che ti trasferirai entro tre anni? Considera poi che in questo caso un anno di locazione è solitamente l'optimum tra il canone più basso e la massima flessibilità. 

2: Preferisci l'affitto mensile più basso o il prezzo totale più basso per un periodo di tempo? 

Come inquilino, tieni presente che ai proprietari non piace abbassare l'affitto. Ciò mette a rischio i modelli di calcolo utilizzati dai locatori nel mondo immobiliare. L'alternativa intelligente è ottenere uno o due mesi senza canone sulla base di un anno di affitto. Qualcosa che molti proprietari sono felici di fare. Il risultato? Un risparmio dall'8% al 16% sul totale dei costi di locazione annui. 

Per le grandi aziende, è anche intelligente considerare eventuali investimenti aggiuntivi che devono essere fatti. Un contratto di locazione quinquennale di solito significa che il proprietario investe anche nella ristrutturazione del tuo nuovo ufficio, un cosiddetto contributo di investimento. Questi costi a volte possono raggiungere migliaia di euro, ma possono essere ripartiti su più periodi di locazione (incluso il periodo di locazione di eventuali inquilini dopo di te). 

4. Un prezzo a noleggio comprensivo di servizi aggiuntivi (servizio completo) 

Verifica quali costi sono inclusi e quali no. Si tratta di un canone tutto compreso o di metri quadri spogli? Guarda attentamente la struttura dell'affitto. Cosa è incluso e cosa no? Sempre più spesso l'affitto è tutto compreso. Ciò significa che l'affitto include i costi di gas, acqua, elettricità, telefono e internet, ma anche parcheggio e riunioni. Anche il caffè e il pranzo sono spesso inclusi. Pertanto, dovresti sempre tenere a mente questi costi aggiuntivi e non essere attratto da prezzi di affitto bassi che spesso includono solo l'affitto nudo. 

5. Evita di spendere soldi per i mobili e fai una scelta sostenibile  

Devi assolutamente acquistare mobili per il tuo nuovo ufficio? Spesso puoi noleggiare mobili a partire da 50 € al mese. Questo è quindi incluso nel prezzo di noleggio. Inoltre, un buon punto di trattativa è "Vorrei affittare qui ma devi darmi una pausa sui mobili dell'ufficio". Il proprietario preferisce ricevere l'affitto originario, ma spesso è disposto a regalare i mobili come incentivo. 

I prezzi all-in stanno diventando più comuni. Ovviamente si paga un canone di locazione più elevato, ma il costo totale di proprietà può essere notevolmente inferiore. 

Per concludere, si può dire che ci sono molti modi per ridurre i costi d'ufficio, che richiedono decisioni e talvolta compromessi, ma non devono essere un processo spiacevole o che influisca drasticamente sulla strategia aziendale. Dopo aver esaminato i diversi suggerimenti per risparmiare sull'affitto dell'ufficio, puoi decidere quale posizione, dimensione dell'ufficio e contratto di affitto ottimizza i tuoi costi e si adatta meglio alle esigenze della tua azienda. In Flexas siamo qui per aiutarti in questo processo. Non esitare a contattare uno dei nostri specialisti dell'ufficio, sono lì per guidarti e trovare le migliori soluzioni per te.