5 consejos para ahorrar costes en su oficina

Posted by: Julia van Ramshorst
Tips om kosten te besparen op je kantoorruimte

Su oficina es el lugar adecuado para empezar si está buscando métodos para reducir costes y ahorrar dinero mientras navega por estos tiempos difíciles e inciertos. Después de los gastos de personal, los costes de alojamiento suelen ser el mayor gasto de una empresa. En efecto, el alquiler de una oficina es una inversión importante, pero no tiene por qué costar una fortuna cada mes. He aquí 4 consejos de expertos para ahorrar mucho dinero al alquilar una oficina. 

1. Elija una ubicación fuera de la carretera de circunvalación o, al menos, fuera del centro de la ciudad 

Puede parecer una obviedad, pero es crucial tenerlo en cuenta. Por lo tanto, siempre hay que preguntarse si alquilar una oficina en el centro de la ciudad merece la pena en términos de costes de alquiler. Hay una serie de cuestiones que hay que tener en cuenta, como por ejemplo: 

  • ¿Cómo se desplazan usted y sus compañeros a la oficina? ¿En transporte público? Busque una ubicación cercana al transporte público. Uno de los distritos financieros más importantes de Madrid es la zona de Azca. Con un gran número de centros comerciales, restaurantes y hoteles, importantes edificios y rascacielos juegan un papel importante en su entorno. Azca es un lugar popular para que las empresas se instalen debido a sus buenas conexiones de transporte, que incluyen el AVE, el aeropuerto y varias líneas de metro y autobús cercanas. Los alquileres de primera categoría en la ciudad bajaron de 39 euros/m2 a 25 euros/m2, lo que la convierte en un lugar muy ventajoso para alquilar una oficina.   

2. Aprovechar al máximo los metros cuadrados 

Piensa bien cuánto espacio necesitas realmente, para no alquilar metros cuadrados que no vas a utilizar. Las empresas que buscan 100 m2 para cuatro personas son cualquier cosa menos la excepción. Debería plantearse las siguientes preguntas. ¿Serán suficientes 30 m2? ¿Cuántos metros cuadrados de oficina necesitamos? En 10 metros cuadrados caben un escritorio, una silla de escritorio, un archivador, una papelera y una planta. En resumen, espacio suficiente para una persona. En función de la libertad de movimientos que desee, 7 metros cuadrados pueden ser suficientes.  

Determine también si es conveniente alquilar su propia sala de reuniones. Muchos propietarios le darán un número de créditos al mes con los que podrá utilizar las salas de reuniones generales. Esta es una opción inteligente que puede ahorrarte unos 500 euros al mes. Para los pequeños empresarios o autónomos, un lugar de coworking puede ser ideal. Un puesto de trabajo en este tipo de espacios abiertos puede ser a veces un 50% más barato que un puesto de trabajo en tu propia oficina. Con los espacios de trabajo flexibles, alquilas un puesto de trabajo en un espacio compartido y puedes hacer uso de las instalaciones disponibles, como Internet, mobiliario de oficina y café y té. 

3. Menos flexibilidad 

La flexibilidad es muy agradable para ti como inquilino, pero el propietario repercute esta incertidumbre en unos costes de alquiler más elevados. El truco está en encontrar el mejor equilibrio entre flexibilidad y costes de alquiler. El periodo de alquiler tiene una gran influencia en este aspecto. Hazte estas dos preguntas: 

1: ¿Qué probabilidad hay de que abandone su actual cargo dentro de dos o tres años?

¿Esa posibilidad es pequeña? Entonces no opte por una flexibilidad innecesaria. Cuanto más flexible sea el contrato, más alto será el alquiler. ¿Existe una posibilidad importante de que se mude en un plazo de tres años? Entonces considere que en este caso un contrato de un año suele ser el óptimo entre el alquiler más bajo y la mayor flexibilidad. 

2: ¿Prefieres optar por el alquiler mensual más bajo o por el precio total más bajo durante un periodo de tiempo? 

Como inquilino, ten en cuenta que a los propietarios no les gusta bajar el alquiler. Esto socava los modelos de cálculo utilizados por los caseros en el mundo inmobiliario. La alternativa más inteligente es conseguir uno o dos meses libres de alquiler basados en un año de renta. Algo que muchos caseros están encantados de hacer. ¿El resultado? Un ahorro de entre el 8% y el 16% sobre el total de los costes de alquiler anuales. 

En el caso de las grandes empresas, también es inteligente tener en cuenta las inversiones adicionales que hay que hacer. Un contrato de alquiler de cinco años suele significar que el propietario también invierte en la renovación de tu nueva oficina, lo que se conoce como contribución a la inversión. Estos costes pueden alcanzar a veces miles de euros, pero pueden repartirse en varios periodos de alquiler (incluido el periodo de alquiler de los inquilinos que le sucedan). 

4. Un precio de alquiler que incluye servicios adicionales (servicio completo) 

Comprueba qué gastos están incluidos y cuáles no. ¿Se trata de un alquiler global o de metros cuadrados desnudos? Fíjate bien en la estructura del alquiler. ¿Qué está incluido y qué no? Cada vez es más frecuente que el alquiler sea un alquiler todo incluido. Esto significa que el alquiler incluye los gastos de gas, agua, electricidad, teléfono e Internet, pero también los gastos de aparcamiento y de reunión. Incluso el café y el almuerzo suelen estar incluidos. Por lo tanto, siempre hay que tener en cuenta estos costes adicionales y no dejarse arrastrar por los bajos precios de los alquileres que a menudo sólo incluyen la renta mínima. 

5. Evite derrochar en muebles y haga una elección sostenible  

¿Tiene que comprar obligatoriamente muebles para su nueva oficina? A menudo puede alquilar muebles por tan sólo 50 euros al mes. Luego se incluye en el precio del alquiler. Además, un buen punto de negociación es "me gustaría alquilar aquí, pero tiene que hacerme una rebaja en el mobiliario de la oficina". El propietario prefiere recibir el alquiler original, pero a menudo está dispuesto a regalar los muebles como incentivo. 

Los precios "todo incluido" son cada vez más comunes. Por supuesto, se paga un precio de alquiler más alto, pero el coste total de propiedad puede ser considerablemente menor. 

Para concluir, puede decirse que hay muchas formas de reducir los costes de las oficinas, lo que requiere tomar decisiones y, a veces, hacer concesiones, pero no tiene por qué ser un proceso desagradable o que afecte drásticamente a su estrategia empresarial. Después de repasar los diferentes consejos para ahorrar dinero en el alquiler de oficinas, podrá decidir qué ubicación, tamaño de la oficina y contrato de alquiler optimiza sus costes y se adapta mejor a las necesidades de su empresa. En Flexas estamos para ayudarle en este proceso. No dude en ponerse en contacto con uno de nuestros especialistas en oficinas, ellos están ahí para guiarle y encontrar las mejores soluciones para usted.