Wat is de betekenis van een waarborgsom bij huur?

Wat is de betekenis van een waarborgsom en bankgarantie bij huren van een bedrijfspand? 

Je gaat een kantoor of bedrijfspand huren voor jouw bedrijf en de verhuurder vraagt een waarborgsom ter grootte van drie maanden huur. Maar wat is precies een waarborgsom? Wat is het verschil met een bankgarantie? 

En is er over de waarborgsom van het huren van een bedrijfspand te onderhandelen met een verhuurder? En wat als de verhuurder failliet gaat? In deze blog gaan wij dieper in op het onderwerp waarborgsom en wat hierbij komt kijken. 

Neem contact op met een kantoorruimtespecialist

Wat is het verschil tussen een waarborgsom en een bankgarantie? 

Over het algemeen wordt in huurovereenkomst de verplichting opgenomen om zekerheid te stellen. Dit kan op verschillende manieren. De meest gebruikte vormen hiervoor zijn de waarborgsom en de bankgarantie. 

De meest voorkomende zekerheidsstelling is een waarborgsom. Maar wat is de betekenis van een waarborgsom? Bij een waarborgsom betaalt de huurder een bedrag aan de verhuurder. Dit bedrag staat zolang de huurder het kantoor huurt op de rekening van de verhuurder. 

De verhuurder reserveert dit bedrag voor het geval als de huurder bijvoorbeeld zijn huurbetalingsverplichting niet tijdig nakomt. 

Bij een bankgarantie wordt de zekerheidsstelling door een derde afgegeven, in dit geval de bank. Een bankgarantie is een overeenkomst waarbij de bank onvoorwaardelijk garandeert om aan de begunstigde, in dit geval dus de verhuurder, een bedrag uit te betalen. 

Je stort als huurder een aantal maanden huur op een geblokkeerde bankrekening (de bankgarantie). De bankgarantie loopt gedurende de duur van de hele huurovereenkomst en zal na beëindiging van de huurovereenkomst in de meeste gevallen direct worden vrijgegeven. 

Je betaalt een vergoeding aan de bank voor deze bankgarantie. De vergoeding bestaat uit eenmalige behandelkosten, en een jaarlijkse, halfjaarlijkse of kwartaalprovisie. Deze kosten lopen door zolang de garantie nog niet is beëindigd. 

Kortom, bij een waarborgsom staat het geld bij de verhuurder zelf en bij een bankgarantie bij de bank. Tijdens een onderhandeling met je potentiële nieuwe verhuurder kan je dit bespreken. 

Voordelen van een waarborgsom en een bankgarantie bij huur 

Nu je weet wat de betekenis is van een waarborgsom is het ook goed om te vertellen wat de voordelen ervan zijn. Voor de verhuurder heeft een waarborgsom als duidelijk voordeel dat hij het geld al binnen heeft. Bij een geschil hoeft hij geen actie te ondernemen om beroep te kunnen doen op een bedrag. 

Om als verhuurder het bedrag van de bankgarantie te verkrijgen is er wel een handeling vereist. De verhuurder moet een verzoek tot uitbetaling doen bij de bank. 

Hierbij geldt wel dat de bank dit verzoek niet mag weigeren. Het is aan de huurder om in discussie te gaan over de vraag of de verhuurder wel gerechtigd was tot ontvangst van de betaling. Dit onder het motto "eerst betalen, dan praten". 

Daarnaast geldt dat in een bankgarantie over het algemeen is opgenomen dat deze ook geldt ten behoeve van rechtsopvolgers van verhuurders. Bij verkoop van het gehuurde levert in dat verband dus over het algemeen weinig problemen op. 

Dit is anders bij een waarborgsom. Deze gaat niet automatisch over. Dit zal in de koopprijs moeten worden verdisconteerd. 

Het grote voordeel van een waarborgsom ten opzichte van een bankgarantie is dat je als huurder geen kosten maakt bij de bank. De verhuurder is geen rente verschuldigd over de geblokkeerde waarborgsom. 

Wat is een gebruikelijke hoogte van een bankgarantie of waarborgsom bij een bedrijfspand? 

Het vragen van een waarborgsom mag van de wet, behalve als het bedrag onredelijk hoog is. Er bestaat geen regel hoe hoog een borg voor huur mag zijn. De rechter ziet een waarborgsom van maximaal 3 maanden kale huur nog als redelijk. 

De hoogte van een waarborgsom kan verschillen en hangt af van veel verschillende huurvoorwaarden. Bespreek de hoogte van de waarborgsom of bankgarantie met jouw potentiële verhuurder en leg de hoogte van het bedrag goed vast. 

Kredietruimte vrijmaken: wat een bankgarantie je kost, en het alternatief

Naast de directe kosten van een bankgarantie, de eenmalige behandelkosten en de jaarlijkse of kwartaalprovisie, is er een minder zichtbaar effect dat vaak wordt onderschat. Wanneer een bank een bankgarantie afgeeft, doet zij dat niet zomaar. De bank verlangt in de meeste gevallen een contragarantie: zij blokkeert een bedrag ter hoogte van de garantie op de rekening van de huurder, of brengt dit bedrag in mindering op de beschikbare kredietruimte van de onderneming.

Dat betekent dat een bankgarantie van drie maanden huur niet alleen een kostenpost is, maar ook daadwerkelijk kapitaal vastzet dat je bank niet meer als kredietruimte beschikbaar stelt. Voor een groeiend bedrijf dat die ruimte liever gebruikt voor investeringen, voorraad of werkkapitaal, kan dit een reëel nadeel zijn, ook al voelt de bankgarantie zelf niet als "uitgegeven geld".

Er bestaan alternatieven die dit vastgezette kapitaal deels vrijmaken. Een concerngarantie, afgegeven door de moedermaatschappij in plaats van een bank, heeft geen invloed op de kredietruimte. Ook verzekeraars bieden in toenemende mate garanties aan die niet als bankschuld op de balans verschijnen en dus geen beslag leggen op het werkkapitaal. Deze opties zijn niet in elke huursituatie beschikbaar of wenselijk: de verhuurder beoordeelt bij een concerngarantie niet alleen de omvang van de moedermaatschappij, maar ook hoe solide en onafhankelijk die moeder ervoor staat ten opzichte van de huurder zelf.

Daarnaast zijn er de afgelopen tijd aanbieders bijgekomen die de waarborgsom zelf vervangen door een verzekerings- of garantieproduct. In plaats van een bedrag te storten of vast te zetten, betaalt de huurder een periodieke fee aan zo'n aanbieder, die op haar beurt garant staat richting de verhuurder. Dit is met name interessant voor bedrijven die liever geen kapitaal willen vastzetten, ook niet in de vorm van een bankgarantie.

Dit soort afwegingen maakt onderdeel uit van de onderhandeling over de huurovereenkomst, en is precies waar aanhuurbegeleiding waarde toevoegt. Een aanhuurbegeleider bespreekt welke vorm van zekerheid het beste past bij jouw financiële situatie, en onderhandelt dit namens jou met de verhuurder, in plaats van dat je zelf voor het eerst met een bankgarantie te maken krijgt op het moment dat het huurcontract al voor je klaarligt.

Waarborgsom bij flexibele kantoorruimte versus traditionele huur

De hoogte van de borg verschilt sterk tussen traditionele en flexibele kantoorruimte, mede doordat de opbouw van de huurprijs zelf verschilt.

Bij traditionele huur gaat het, zoals hierboven beschreven, om maximaal 3 maanden kale huur — dus exclusief servicekosten en btw. Dit hangt samen met het grotere risico en de grotere investeringen die bij traditionele huur vooraf gaan, zoals een eigen inrichting en langere huurtermijnen.

Bij flexibele kantoorruimte hanteren veel operators soepelere standaarden: vaak een waarborgsom van 1 of 2 maanden, maar dan all-in — dus inclusief de servicekosten die bij flex standaard in de huurprijs zijn verwerkt. Deze lagere borg past bij de kortere looptijden en het lagere risicoprofiel dat kenmerkend is voor flexibele huurovereenkomsten.

Let er bij het vergelijken van aanbiedingen dus op of een genoemd borgbedrag kale huur of all-in huur betreft — dat maakt in absolute euro's een aanzienlijk verschil.

Wanneer kan de verhuurder aanspraak maken op de waarborgsom of bankgarantie? 

De verhuurder kan in een aantal gevallen aanspraak maken op de bankgarantie of waarborgsom. Wanneer de verhuurder besluit om de bankgarantie te claimen bij de bank of de waarborgsom te gebruiken, zal dat zijn omdat een van de onderstaande situaties is voorgevallen: 

• Huurder heeft bij beëindiging van de huurovereenkomst een huurachterstand; 
• Huurder heeft bij beëindiging van de huurovereenkomst de kantoorruimte niet conform richtlijnen opgeleverd. Hierdoor moeten werkzaamheden uitgevoerd worden die kosten met zich mee brengen. Deze kosten zijn voor rekening huurder; 
• Tijdens de huurovereenkomst loopt een incassoprocedure en er is met het incassobureau en/of de debiteurenbeheerder overeengekomen dat in het kader van de achterstand de bankgarantie kan worden geclaimd of de waarborgsom kan worden gebruikt. De bankgarantie of waarborgsom dient te allen tijde terug aangevuld te worden met het gebruikte bedrag tot de originele som van de bankgarantie of waarborgsom. 

Hoe verloopt de vrijgave van de borg na afloop van het contract?

Doen zich geen van bovenstaande situaties voor en wordt het huurcontract op de reguliere manier beëindigd, dan volgt de vrijgave van de borg een vast traject. Na de eindinspectie (check-out) wordt gecontroleerd of de kantoorruimte conform de afspraken in de huurovereenkomst is opgeleverd.

Is dat het geval, dan wordt de waarborgsom teruggestort of de bankgarantie bij de bank vrijgegeven, nadat de definitieve eindafrekening van eventuele resterende servicekosten is opgemaakt. De precieze doorlooptijd hiervan verschilt per verhuurder of operator; bespreek deze termijn daarom vooraf en leg hem, net als de hoogte van de borg, goed vast in de huurovereenkomst.

BTW over waarborgsom en waarborgsom op de balans 

Een waarborgsom factuur kan je niet opvoeren als kosten. De waarborgsom zal je op een tussenrekening moeten plaatsen op je balans. 

Je ziet dat er geen BTW wordt belast door de verhuurder, omdat het geen geleverde dienst of product is en op borgstelling geen BTW gerekend kan worden. 

Wil je meer weten over belastingen bij het huren van een kantoorruimte, lees dan onze blog over belastingen bij het huren van een kantoor. 

Op de balans maak je een grootboekrekening met bijvoorbeeld "borgstelling", dit is een tussenrekening op je balans. Indien je ooit vertrek uit je kantoor, dan zal de eigenaar het bedrag terugstorten en kan je het verrekenen op je balans. 

Nu je weet wat een waarborgsom betekend kan je verder met het huren van een kantoor. Vragen over een waarborgsom of een bedrijfspand dat je gaat huren?

Bel één van onze specialisten Meer over aanhuurbegeleiding