Wanneer moet je beginnen met kantoorruimte zoeken?

"Begin op tijd" is het advies dat je overal hoort als het gaat om kantoorruimte zoeken, 12 tot 18 maanden voor je einddatum wordt vaak genoemd. Hoeveel tijd je daadwerkelijk hebt, hangt echter af van je opzegtermijn, en die verschilt per contract. Nadert die termijn, dan is dat het moment om je volgende stap te bepalen, ook als je einddatum zelf nog ver weg ligt.

Ben je nog niet zeker of je wilt verlengen, heronderhandelen of vertrekken? Onze aanhuurspecialisten denken met je mee over wat bij jouw situatie past, en nemen het traject desgewenst volledig uit handen.

Praat met een aanhuurspecialist

"Zo vroeg mogelijk beginnen" is echter niet zonder meer de juiste aanpak. Wie anderhalf jaar van tevoren een verhuurder of operator benadert voor een bezichtiging, krijgt doorgaans weinig respons. Een kantoorruimte anderhalf jaar vasthouden zonder daarvoor betaald te worden, is voor de meeste verhuurders geen optie.

Dit is geen tegenstrijdig advies, maar een onderscheid dat meer aandacht verdient. Nadenken over je volgende stap en actief zoeken zijn twee verschillende fasen, elk gekoppeld aan een eigen ijkpunt: je opzegtermijn bepaalt wanneer je moet beslissen, je einddatum bepaalt wanneer de daadwerkelijke zoektocht begint.

Het onderliggende principe geldt voor elk huurcontract: eerst bepalen wat je wilt vóórdat je opzegtermijn verstrijkt, en pas daarna verder met de zoektocht, met die opzegtermijn nog steeds in het achterhoofd. Wat verschilt, is de horizon waarop dit speelt, en soms ook de volgorde.

Bij een langlopend, traditioneel huurcontract met een opzegtermijn van meerdere maanden tot een jaar, verloopt dit zoals hieronder beschreven: eerst oriënteren en beslissen, dan pas zoeken. Bij een korter of flexibeler contract kan de volgorde juist omdraaien: eerst zoeken naar een geschikte nieuwe ruimte, en pas opzeggen zodra die gevonden is. Dat is bijvoorbeeld relevant als de nieuwe kantoorruimte een inbouwpakket vereist, waarbij de oude ruimte nog nodig is tijdens de bouwperiode. Dit scenario doet zich vaak voor wanneer een bedrijf vanuit een kortlopend contract de overstap maakt naar een groter kantoor, bijvoorbeeld bedrijven van 10 tot 25 medewerkers die hun volgende stap zetten.

Wanneer oriënteren, wanneer starten met kantoorruimte zoeken?

Het uitgangspunt is het scheiden van twee fasen die vaak als één geheel worden behandeld. Hieronder de volgorde zoals die geldt bij een langlopend, traditioneel huurcontract; bij een korter of flexibeler contract kunnen deze fasen, zoals hierboven beschreven, in omgekeerde volgorde plaatsvinden.

Fase 1: oriënteren, 12 tot 18 maanden voor de einddatum. In deze fase wordt het programma van eisen vastgelegd, het budget en de groeiprognose bepaald, en de markt in algemene zin in kaart gebracht. Bezichtigen kan in deze fase al wel, maar dan ter oriëntatie: je wilt weten wat de markt te bieden heeft, en een aanhuurbegeleider neemt je mee langs alternatieven om dat te laten zien. Onderhandelen over een concrete nieuwe ruimte is nog niet aan de orde.

Fase 2: actief zoeken, 6 tot 9 maanden voor de einddatum, aansluitend op de opzegtermijn. In deze fase worden concrete ruimtes bezichtigd, een shortlist opgesteld en onderhandeld.

Fase 1 is niet vrijblijvend. Deze fase moet uitmonden in een concreet besluit, blijven of vertrekken, getimed op het moment waarop moet worden opgezegd. Wie in fase 1 alleen de markt volgt zonder dat besluit te forceren, loopt alsnog het risico de opzegtermijn te missen, ongeacht in welke volgorde de fasen worden doorlopen.

Ook als het besluit uitvalt op blijven, levert fase 1 iets op. Een aanhuurbegeleider kan je helpen bij het heronderhandelen van je voorwaarden, bijvoorbeeld door verlenging te laten afhangen van een korting op de huurprijs.

Waarom te vroeg kantoorruimte zoeken niet werkt

De terughoudendheid van verhuurders bij een aanvraag van anderhalf jaar vooruit komt voort uit een eenvoudige overweging. Een verhuurder die een ruimte langdurig leeg houdt voor een deal die nog niet zeker is, loopt inkomsten mis, terwijl de deal zelf nog niet vaststaat. Hoe verder een aanvraag in de toekomst ligt, hoe groter die onzekerheid, en hoe kleiner de bereidheid om er nu al iets voor vast te leggen.

Vroeg oriënteren is daarmee niet zinloos, maar levert iets anders op dan een concreet aanbod. Fase 1 geeft inzicht in de markt en de te verwachten kosten, eventueel met oriënterende bezichtigingen van wat nu beschikbaar is. Je vraagt een verhuurder dan niet om een ruimte voor je vast te houden. Fase 2 geeft toegang tot ruimtes die aansluiten op jouw tijdlijn. Deze volgorde staat los van of je uiteindelijk eerst zoekt en dan opzegt, of andersom: ook bij een omgekeerde volgorde geldt dat een verhuurder pas concreet wil worden zodra jouw tijdlijn realistisch aansluit op de zijne.

Je zoektocht naar kantoorruimte voorbereiden

• Het programma van eisen vastleggen: metrage, locatie, faciliteiten, budget.
• Interne besluitvorming tijdig starten, bijvoorbeeld met directie, budgethouders of medezeggenschap.
• Een marktverkenning uitvoeren, eventueel met oriënterende bezichtigingen om te zien wat de markt te bieden heeft.
• De exacte opzegtermijn en einddatum controleren in het huidige huurcontract, dit bepaalt wanneer fase 2 moet starten, of, bij een omgekeerde volgorde, tot wanneer je huidige ruimte nog nodig blijft als achtervang. Is onduidelijk of het contract stilzwijgend is of wordt verlengd? Raadpleeg dan ook ons artikel over stilzwijgende verlenging van je huurcontract.
• Nagaan of de nieuwe kantoorruimte mogelijk een inbouwpakket of aanpassingsperiode vereist. Is dat het geval, dan is eerst zoeken en pas later opzeggen vaak de veiligere route, zodat de huidige ruimte beschikbaar blijft tot de nieuwe ruimte klaar is.

Kantoorruimte zoeken: de volgende stap

Zodra fase 1 is afgerond met een besluit om te verhuizen, breekt fase 2 aan: actief zoeken, bezichtigen en onderhandelen. Hiervoor zijn er twee routes.

Volledige begeleiding. Onze aanhuurbegeleiding loopt door van het programma van eisen tot en met de onderhandeling. Je hoeft zelf geen bezichtigingen in te plannen of gesprekken met verhuurders te voeren, dat nemen wij voor je uit handen.

Meer over aanhuurbegeleiding

Zelf zoeken, met ondersteuning bij de bezichtiging. Liever zelf op zoek? Geef je basiswensen aan ons door, dan houden we je op de hoogte van passend aanbod en plannen we een bezichtiging voor je in zodra je iets geschikts ziet.

Zoektocht starten

Zit je nog in de vroege oriëntatiefase en wil je vooral eerst je programma van eisen scherp krijgen? Ook dan kun je al bij aanhuurbegeleiding terecht, dat traject begint namelijk al bij die eerste stap. Besluit je na de oriëntatie toch te blijven? Ook dan denkt een aanhuurbegeleider met je mee, bijvoorbeeld bij het heronderhandelen van je voorwaarden.