Bedrijfsverhuizing: tips van Flexas.com

Bedrijfsverhuizing? Volg de tips van Flexas.com!

In iedere bedrijfsverhuizing zijn diverse stakeholders met een mening of wens. Hoewel het moeilijk is rekening te houden met alle wensen van hen is het wel belangrijk tijdig te beginnen om diverse partijen (bijvoorbeeld medewerkers, managers, or, investeerders, et cetera) op de hoogte te stellen. Het is bovendien de overweging waard vooraf al te inventariseren hoe een aantal van deze stakeholders tegenover een verhuizing staan.

Iedere verhuizing is anders, toch zijn er een aantal randvoorwaarden die u kunt treffen om ervoor te zorgen dat de bedrijfsverhuizing zo soepel mogelijk verloopt. Lees daarom onze tips!

Onze tips zijn opgedeeld in de volgende onderwerpen:

  • Randvoorwaarden en eisen voor de verhuizing vaststellen
  • Projectteam samenstellen en verantwoordelijkheden verdelen
  • De communicatie naar werknemers en stakeholders
  • Communicatie met de verhuizers
  • Oplevering van het nieuwe kantoor

Randvoorwaarden en eisen voor de bedrijfsverhuizing vaststellen

Als eigenaar of directie dient u natuurlijk wel een aantal randvoorwaarden en eisen vast te stellen bij een bedrijfsverhuizing. Denk hierbij aan:

  • Inventarisatie van het huidige kantoor
  • Eisen voor het nieuwe kantoor
  • Nice to have lijst opstellen
  • Groeiprognose en formaat van het nieuwe kantoor
  • Potentiële vestigingslocaties/omgevingen
  • Verhuis budget en huurbudget vaststellen
  • Deadline voor de verhuizing aangeven

Projectteam samenstellen en verantwoordelijkheden verdelen

Tijdens de verhuizing van uw bedrijf is het verstandig op elke afdeling een verantwoordelijke aan te wijzen. Zo creeert u een projectteam voor de verhuizing. Hier vindt overleg plaats  Voor kleinere bedrijven geldt dit natuurlijk in mindere mate.

De volgende werkzaamheden vallen onder de verantwoordelijkheid van het projectteam:

  • Informeren en inwinnen van informatie
  • Zoeken naar potentiële locaties/kantoren
  • Advies inwinnen bij vastgoedprofessionals als Flexas.com
  • Energiebehoefte, internet wensen en andere eisen inventariseren
  • Huurovereenkomst onderhandelingen en controle
  • Overleg met en informeren van de directie
  • Communicatie met personeel over de verhuizing

De communicatie naar werknemers en stakeholders

Verhuist iedereen mee?

Allereerst is het belangrijk duidelijk te communiceren over de bedrijfsverhuizing. Dit kan namelijk een flink effect hebben op uw werknemers. Denk alleen al een de extra reistijd die het hen misschien kost. Inventariseer bijvoorbeeld eens voor welke medewerkers de verhuizing de grootste impact heeft en treed in gesprek. Het kan namelijk zo zijn dat, wanneer het bedrijf te ver verhuist, zij niet mee willen verhuizen. Hier moet dan een regeling voor getroffen worden en nieuw personeel aangenomen worden.

Periodieke updates

Als eenmaal duidelijk is wie er mee verhuist is het belangrijk hen op de hoogte te houden van de ontwikkelingen. Bedenk daarom vooraf alvast welke mijlpalen en communicatiemomenten er van belang zijn. Werknemers zijn graag op de hoogte en kunnen het waarderen als zij ook enige inspraak hebben. Bijvoorbeeld met betrekking tot de verdeling van het nieuwe kantoor of de aankoop van nieuw meubilair. Het is echter niet alleen van belang intern goed te communiceren.

Communicatie met relaties

Ieder bedrijf heeft externe relaties. Van de aanbieder van internet en telefonie, tot het informeren van een bank en andere zakenrelaties. Denk daarom altijd aan de volgende aspecten en kijk goed of je niet nog iets of iemand of iets mist!

  • Adreswijzigingen en datum v/d verhuizing doorgeven
  • Contact informatie op de website aanpassen
  • Google maps adresgegevens aanpassen
  • Briefpapier en enveloppen aanpassen
  • Advertenties checken op adresgegevens
  • Eventueel aanpassen van verpakkingen
  • E-mail handtekening aanpassen
  • Check belangrijke partijen: belastingdienst, bank, verzekeringen
  • Stel klanten en zakenrelaties op de hoogte

Communicatie met de verhuizer

Het is niet alleen belangrijk duidelijk te communiceren met de verschillende stakeholders binnen en rondom het bedrijf. De communicatie met de verhuizers is ook cruciaal! Zo kan het verstandig zijn met hen een draaiboek voor de verhuizing op te stellen en hen te vragen naar hun wensen voor een soepele verhuizing. Vergeet daarbij ook neit een contactpersoon voor de verhuizers aan te wijzen. Degene bij wie zij met al hun vragen terecht kunnen. Het is ook verstandig om goed te kijken naar de nieuwe locatie en potentiele verhuisissues. Huur je een nieuw kantoor in Antwerpen of Brussel? Dan kun je in het centrum en aan drukke wegen veel last hebben van het verkeer. bespreek met de verhuizer of hier oplossingen voor zijn.

Zorg ook voor een goede voorbereiding van de bedrijfsverhuizing:

  • Wie pakt alles in?
  • Wie pakt het uit?
  • Waar gaat iedere afdeling naartoe?
  • Naar welke ruimte moeten de dozen/meubels?
  • Wie bouwt de bureaus en kasten op?

Vooral de nieuwe locatie van de inventaris is erg belangrijk. Daarom is het verstandig alle kantoren en ruimtes te nummeren en dit op de dozen te vermelden. Dan weten de verhuizers precies waar alles naartoe moet!

Oplevering van het nieuwe kantoor

Als uw bedrijf verhuist is moet alles natuurlijk wel werken. Daarom is het handig om eventuele verbouwingen/ aanpassingen ruim voor de verhuizing uit te voeren. Zorg er ook voor dat alle voorzieningen in het nieuwe kantoor naar behoren werken! Denk hierbij aan:

  • Elektra
  • Internet
  • Telefoon
  • Keuken
  • Sanitair

Niet iedere verhuizing is hetzelfde

Het mag duidelijk zijn dat niet iedere verhuizing hetzelfde is. Gebruik onze tips daarom wel, maar vergeet ook niet naar uw eigen specifieke situatie te kijken! Ter afsluiting hebben wij nog een aantal tips voor na de verhuizing.

  • Check even of alles goed is gegaan en op de juiste plek staat.
  • Laat direct na de verhuizing en het uitpakken alles schoonmaken.
  • Zorg ervoor dat er genoeg handen beschikbaar zijn om na de verhuizing nog zaken op te pakken.

Blogcategorie