Marcel
de Groot
CEO
Wat doet een office manager? Wij geven antwoord op 7 veelvoorkomende vragen
Wie zijn office managers?
De verantwoordelijkheid van een office manager is om ervoor te zorgen dat de werkvloer,in de breedste zin van het woord, optimaal presteert. Alles van het plannen van personeelsvergaderingen tot het beheren van middelen moet worden afgehandeld om ervoor te zorgen dat het team zo efficiënt mogelijk kan functioneren. Dit brengt een verscheidenheid aan administratieve, organisatorische en managementverantwoordelijke taken met zich mee.
Office Managers werken in een breed scala van organisaties in de openbare en particuliere sector, waaronder ziekenhuizen, hogescholen en ondernemingen. Omdat de functie van Office Manager zo breed is, staan ze ook bekend als administratieve Managers, facility managers en operations Managers.
Wil je een dag uit het leven van een office manager zien? Bekijk dan onderstaande video!
Wat zijn de vereiste kwalificaties van een office manager?
De eerste vraag die opkomt als je denkt aan wat office managers doen, is welke kwalificaties zijn eigenlijk vereist? En hoe ziet de functieomschrijving van een office manager er precies uit? Het is belangrijk dat een office manager over de volgende kwalificaties beschikt:
- Een bachelordiploma in bedrijfskunde, communicatie, of een gelijkaardig gebied
- Ongeveer twee tot vier jaar ervaring op het gebied van administratie of kantoormanagement
Een bachelordiploma in bedrijfskunde of een vergelijkbaar vakgebied is vaak noodzakelijk voor deze functie, en sommige bedrijven geven de voorkeur aan personen met ten minste twee jaar leidinggevende ervaring en bekwaamheid met diverse computertoepassingen, zoals Word, Excel, PowerPoint en nog veel meer.
Wat zijn de vereiste vaardigheden van een office manager?
Office managers moeten in staat zijn om succesvol te presteren in een snelle werkomgeving, aangezien ze veel taken tegelijkertijd moeten uitvoeren. Ze werken nauw samen met medewerkers om ervoor te zorgen dat de werkzaamheden soepel verlopen, en ze moeten altijd op de hoogte zijn van de voortgang van alle projecten om direct verslag te kunnen uitbrengen aan de CEO of andere hoge leidinggevenden. Deze vaardigheden heeft een office manager nodig:
- Besluitvorming
- Analytische vaardigheden
- Procesbeheersing
- Aandacht voor details
- Leiderschap
- Communicatie
- Vermogen om aandacht te hebben voor medewerkers
- Flexibiliteit
- Energiereserve
- Financiële kennis
- Stressbestendigheid
- Organisatie
- Leiderschap
- Tijdsbeheer
- Multi-tasking
Wat is het gemiddelde salaris van een office manager?
Wat verdient een office manager nou precies? Office manager zijn is een baan die veel energie en inspanning vergt. Het is niet gemakkelijk om een kantoor functioneel draaiende te houden. Daarom is het van cruciaal belang te begrijpen welk salaris er kan worden verwacht. Hier zijn enkele voorbeelden van een gemiddeld jaarsalaris in verschillende landen voor een office manager:
- €31.933 in Nederland
- €35.097 in Frankrijk
- €36.600 in Duitsland
- €66.100 euro in België
- €52.200 euro in Luxemburg
- 74.000 frank in Zwitserland
- €41.300 euro in Oostenrijk
- £43.247 pond in het Verenigd Koninkrijk
- €31.916 euro in Italië
- €30.700 euro in Spanje
Bron: Payscale
Welke hulpmiddelen gebruiken office managers?
Een office manager moet veel verschillende bezigheden beheren. Het plannen van vergaderingen, het plannen van evenementen, het controleren van werknemers en het beheren van voorraden zijn heel wat taken die door één persoon moeten worden afgehandeld. Met zoveel taken te doen, is het van cruciaal belang om te begrijpen hoe u een aantal tools, platforms en software programma's kunt gebruiken die u kunnen helpen om alles bij te houden. Hier zijn enkele van de belangrijkste:
- Google Docs
- Google Sheets
- Outlook
- Microsoft Teams
- Google Drive
- Zoom
- Excel
- PowerPoint
- Microsoft Word
Wat zijn de belangrijkste uitdagingen van een office manager?
Verminderde prestatieniveaus
Werknemers kunnen te maken krijgen met momenten waarop ze minder productief zijn dan normaal. Een daling van de productiviteit kan soms een impact hebben op andere collega's en de gewenste resultaten. Een van de manieren om dit obstakel aan te pakken is vragen te stellen en antwoorden te geven op hun moeilijkheden. Eén-op-één gesprekken zijn een uitstekende kans voor managers om de werktijden en productiviteitsdoelstellingen opnieuw vast te stellen.
Slechte communicatie
Aangezien elk teamlid een unieke persoonlijkheid heeft, is er altijd een kans op miscommunicatie. Een van de alternatieven is om de frequentie van de communicatie te verhogen door meer vergaderingen te houden, zodat het personeel precies begrijpt wat er van hen wordt verwacht.
Tijdmanagement
Managers hebben soms moeite om hun eigen werk in balans te houden, omdat ze toezicht moeten houden op hun teamleden en met andere afdelingsleiders moeten omgaan. Tijd inplannen gedurende de dag om bepaalde taken uit te voeren is één strategie om prioriteiten te stellen voor uw eigen werk. Informeer uw personeel over de tijden waarop u voor hen beschikbaar bent en wanneer u zich op uw werk wilt concentreren. Werk uw agenda regelmatig bij en deel hem met uw teamleden zodat ze weten wanneer ze u kunnen bereiken.
Nu de belangrijkste onderwerpen besproken zijn, weet je het antwoord op de vraag 'wat doet een office manager?'
Ben je op zoek naar een kantoorruimte voor je team? Flexas.com is er om je te helpen!
Als je op zoek bent naar een commercieel makelaar om je te helpen bij het huren van een kantoorruimte, ben je bij Flexas.com aan het juiste adres. Zoek je zelf? Om een specifieke locatie te kiezen, gebruik de zoekfunctie.
