Wat doet een Office Manager? De spil in het web van jouw organisatie

De office manager is veel meer dan alleen een administratieve kracht; het is de operationele spil die ervoor zorgt dat een bedrijf soepel en efficiënt draait. De centrale vraag "wat doet een office manager" wordt beantwoord door de veelzijdigheid van de rol. Vooral voor groeiende organisaties is de rol van de office manager cruciaal. Zij zorgen ervoor dat de basisprocessen georganiseerd blijven, terwijl de rest van het team zich kan concentreren op de kerntaken en expansie.

Kantoorruimte huren met Flexas.com

De dagelijkse taken en verantwoordelijkheden van een office manager

Om te begrijpen wat een office manager precies doet, moet men kijken naar de diverse terreinen waarop deze professional actief is. De office manager overziet het kantoor in de breedste zin van het woord en de specifieke taken kunnen sterk variëren afhankelijk van de bedrijfsgrootte en -sector. Over het algemeen ligt de focus op het garanderen dat de werkvloer optimaal presteert, zodat collega's hun werk ongestoord kunnen doen. Dit betekent dat de office manager een breed takenpakket heeft dat loopt van financiële administratie tot facilitaire zorg en HR-ondersteuning. Hieronder staan de meest voorkomende verantwoordelijkheden opgesomd, die het hart van de functie vormen.

• Administratief en financieel: Het bijhouden van de basisboekhouding, facturatie, inkoopadministratie en budgetbeheer van kantooruitgaven. 
• Facilitair management: Beheer van kantoorbenodigdheden, onderhoud van het pand, contact met leveranciers (schoonmaak, catering, IT) en zorgen voor een veilige en comfortabele werkplek. 
• HR en personeelszaken: Ondersteuning bij het onboarden van nieuwe medewerkers, beheer van personeelsdossiers, verlofregistratie en het organiseren van personeelsbijeenkomsten en evenementen. 
• Managementondersteuning: Agendabeheer, correspondentie en het voorbereiden van vergaderingen voor het hogere management. 

Vereiste kwalificaties en ervaring: wat moet je kunnen?

Om een goed antwoord te geven op de vraag "wat doet een office manager", is het belangrijk te weten welke achtergrond en ervaring nodig zijn om deze veelzijdige rol te vervullen. De functie van office manager vereist een combinatie van de juiste achtergrond en relevante werkervaring. Hoewel de functie een breed scala aan opleidingsniveaus kent, is er voor de meest volwaardige en complexere office manager-functies, waar ook budgetverantwoordelijkheid en leidinggevende taken bij komen kijken, een duidelijke voorkeur voor een hoger opleidingsniveau. Daarnaast wordt verwacht dat de kandidaat al bewezen heeft zelfstandig te kunnen functioneren. Hieronder de algemene vereisten.

• Opleidingsniveau: Vaak een opleiding op minimaal MBO niveau 4 of HBO in een relevante richting zoals management assistent, office management of bedrijfskunde. Bij voorkeur beschikken zij over een HBO werk- en denkniveau. 
• Ervaring: Ongeveer twee tot vier jaar ervaring op het gebied van administratie of kantoormanagement. Dit duidt op het medior-niveau, waarbij de professional zelfstandig en proactief complexe taken kan uitvoeren. 

Vereiste vaardigheden voor de office manager

Het succes van een office manager staat of valt met een reeks sterke, onderling verbonden vaardigheden. Dit verklaart mede de brede takenlijst die past bij "wat doet een office manager". Omdat de office manager een centrale rol speelt en continu moet schakelen tussen verschillende taken en belanghebbenden, zijn zowel sterke organisatorische vaardigheden als uitstekende interpersoonlijke vaardigheden onmisbaar. Een office manager moet effectief kunnen plannen, communiceren en problemen kunnen oplossen.

• Organisatorisch talent en tijdsbeheer: Het vermogen om meerdere projecten tegelijk te beheren (multi-tasking) en prioriteiten te stellen. 
• Communicatieve vaardigheden: Duidelijke mondelinge en schriftelijke communicatie, zowel intern (met medewerkers) als extern (met leveranciers). 
• Probleemoplossend vermogen: Snel en effectief reageren op onverwachte situaties of storingen. 
• Financiële kennis: Begrijpen en bewaken van kantoorbudgetten. 
• Leiderschap en flexibiliteit: Sturen van processen en aanpassingsvermogen in een snel veranderende werkomgeving. 

Gemiddeld salaris: wat verdient een office manager?

Een belangrijk onderdeel als men zich afvraagt "wat doet een office manager" is natuurlijk het financiële aspect. Het salaris van een office manager is, net als bij veel andere functies, sterk afhankelijk van de mate van ervaring, het genoten opleidingsniveau, de grootte van de organisatie, en de sector waarin het bedrijf actief is. Een office manager in de randstad met leidinggevende taken zal over het algemeen meer verdienen dan een office manager bij een kleine regionale non-profitorganisatie. De onderstaande bedragen geven een realistisch gemiddelde voor een fulltime medior functie in Nederland.

In Nederland ligt het gemiddelde bruto maandsalaris voor een fulltime medior office manager doorgaans tussen €2.800 en €3.200. Dit komt neer op een gemiddeld jaarsalaris (inclusief vakantiegeld) van ongeveer €36.500 tot €42.000. Seniors met leidinggevende taken en HBO/WO niveau verdienen vaak meer.

Welke software gebruikt een office manager? 

Een direct antwoord op "wat doet een office manager" is dat deze professional veel met software werkt. In de moderne kantooromgeving is de office manager sterk afhankelijk van digitale hulpmiddelen en software om de efficiëntie te maximaliseren. Van het beheren van de financiële administratie en het bijhouden van de agenda's van het management tot het coördineren van projecten en communicatie: diverse softwaretools zijn onmisbaar geworden. Het is essentieel dat de office manager hier bedreven in is en snel nieuwe systemen kan aanleren. 

• Productiviteitssuites: Microsoft Office (Word, Excel voor budgetten, PowerPoint) of Google Workspace. 
• Communicatie en samenwerking: Slack, Microsoft Teams, Zoom of Google Meet voor interne en externe communicatie en planning. 
• Financieel en HR: Boekhoudsoftware (bijv. Exact, AFAS) en HR-systemen voor verlofregistratie en personeelsdossiers. 
• Project- en taakbeheer: Trello, Asana of Monday.com om projecten en facilitair onderhoud te plannen. 

Belangrijkste uitdagingen 

Ondanks de grote mate van voldoening die de functie kan bieden, brengt de centrale en dynamische rol van de office manager ook structurele uitdagingen met zich mee. De constante vraag om te schakelen, het bewaren van overzicht in complexe situaties en het waarborgen van de productiviteit van anderen, vragen om een sterke mate van stressbestendigheid en heldere communicatie. Deze uitdagingen zijn vaak het meest uitgesproken in snelgroeiende bedrijven. 

• Tijdmanagement: Het balanceren van de eigen administratieve taken met de constante ad-hoc vragen van collega's en het management. 
• Slechte communicatie: Zorgen dat informatie over beleid en kantoorzaken helder en consistent bij iedereen aankomt, zeker in hybride werksituaties. 
• Schaalbaarheid: Het efficiënt houden van processen en de kantooromgeving terwijl het bedrijf groeit en de behoeften veranderen. 

Het belang van de office manager en de juiste experts 

De office manager is de stuwende kracht achter de operationele stabiliteit van een organisatie. Voor een groeiende organisatie is de office manager essentieel; zij vertalen de ambities van het management naar een functionerende en schaalbare werkplek. 

Omdat de taken zo divers en veeleisend zijn, is het van cruciaal belang dat de office manager niet alles zelf hoeft te doen. Voor specifieke, complexe opgaven is samenwerking met externe experts de slimste zet. 

Denk hierbij aan: 

• IT-ondersteuning: Voor het beheer van complexe netwerken en beveiliging. 
• Juridische experts: Voor HR-beleid of contracten. 
• Vastgoedexperts: Bijvoorbeeld bij het huren van nieuwe kantoorruimte, waar de expertise van Flexas.com een office manager enorme tijd en moeite kan besparen. De office manager kan zich dan richten op het interne team, terwijl de expert de complexe vastgoedmarkt navigeert. 

Door te focussen op de kerntaken en slim samen te werken met specialisten, zorgt de office manager ervoor dat het bedrijf niet alleen kan groeien, maar ook duurzaam en gezond kan blijven functioneren. 

Huur kantoorruimte met Flexas.com Neem contact op met onze experts