5 Tipps, um Kosten für Ihre Büroräume zu sparen

Julia van Ramshorst
5 Tipps, um Kosten für Ihre Büroräume zu sparen

Ihr Büro ist der richtige Ausgangspunkt, wenn Sie nach Methoden suchen, um Kosten zu senken und Geld zu sparen, während Sie in diesen schwierigen und unsicheren Zeiten navigieren. Nach den Personalkosten sind die Unterkunftskosten in der Regel die größten Ausgaben eines Unternehmens. In der Tat ist das Mieten eines Büroraums eine bedeutende Investition, aber es muss Sie nicht jeden Monat ein Vermögen kosten. Hier sind 5 Tipps von Experten, wie Sie bei der Anmietung eines Büroraums Geld sparen können.

1. Wählen Sie einen Standort außerhalb der Ringstraße oder außerhalb des Stadtzentrums

Es mag offensichtlich erscheinen, aber es ist immer noch wichtig zu bedenken: Gemeinden wie Amstelveen und Capelle aan den IJssel sind billiger als die großen Städte wie Amsterdam und Rotterdam. Sowohl in Amsterdam als auch in Rotterdam sehen wir viele Unternehmen, die Büroräume im Stadtzentrum mieten möchten, aber nicht über das Budget dafür verfügen. Man sollte sich also immer fragen, ob sich die Anmietung einer Bürofläche in der Innenstadt in Bezug auf die Mietkosten lohnt. Es gibt eine Reihe von Fragen, die Sie beachten sollten, wie zum Beispiel:  

  • Wie kommen Sie und Ihre Mitarbeiter ins Büro? Mit öffentlichen Verkehrsmitteln? Suchen Sie nach einem Standort in der Nähe einer Haltestelle oder Station der öffentlichen Verkehrsmittel! In Rotterdam zum Beispiel halten alle Intercity-Züge am Rotterdamer Alexanderbahnhof. Dies ist eine zunehmend trendige Gegend, und in Bezug auf die Miete ist es viel billiger als das Stadtzentrum.  
  • Mit dem Auto? Erwägen Sie einen Standort in der Nähe der Autobahn! Ein gutes Beispiel ist Amsterdam Sloterdijk, ein Autobahnstandort (nur) außerhalb der Amsterdamer Ringstraße, der bis zu 25% billiger ist als innerhalb der Ringstraße.

2. Machen Sie das Beste aus den Quadratmetern

TInformieren Sie sich sorgfältig darüber, wie viel Platz Sie wirklich benötigen, damit Sie keine Quadratmeter mieten, die Sie nicht nutzen werden. Unternehmen, die 100 m2 für vier Personen suchen, sind alles andere als die Ausnahme. Sie sollten sich die folgenden Fragen stellen. Werden 30 m2 ausreichen? Wie viele Quadratmeter Bürofläche brauchen wir? 10 Quadratmeter bieten Platz für einen Schreibtisch, einen Schreibtischstuhl, einen Aktenschrank, einen Abfalleimer und eine Anlage. Kurz gesagt, genug Platz für eine Person. Je nachdem, wie viel Bewegungsfreiheit Sie wünschen, können 7 Quadratmeter ausreichen.   

Bestimmen Sie auch, ob es ratsam ist, einen eigenen Besprechungsraum zu mieten. Viele Vermieter geben Ihnen eine Anzahl von Gutschriften pro Monat, mit denen Sie die Hauptversammlungsräume nutzen können. Dies ist eine intelligente Option, mit der Sie ungefähr 500 Euro pro Monat sparen können. Außerdem kann für Kleinunternehmer oder Freiberufler ein Coworking-Standort ideal sein. Ein Arbeitsplatz in solchen offenen Räumen kann manchmal 50 Prozent billiger sein als ein Arbeitsplatz im eigenen Büro. Mit flexiblen Arbeitsplätzen mieten Sie einen Arbeitsplatz in einem Gemeinschaftsraum und können die verfügbaren Einrichtungen wie Internet, Büromöbel und die Kaffee- und Teeecke nutzen.

3. Wählen Sie weniger Flexibilität

Generell ist Flexibilität für Sie als Mieter sehr angenehm, allerdings gibt der Vermieter diese Unsicherheit in höheren Mietkosten weiter. Der Trick besteht darin, die beste Balance zwischen Flexibilität und Mietkosten zu finden. Die Mietdauer hat hier großen Einfluss. Stellen Sie sich diese 2 Fragen:

1: Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie Ihr derzeitiges Amt innerhalb von zwei oder drei Jahren verlassen werden?

Ist diese Chance gering? Dann entscheiden Sie sich nicht für unnötige Flexibilität. Je flexibler der Mietvertrag, desto höher die Miete. Gibt es eine signifikante Chance, dass Sie innerhalb von drei Jahren umziehen? Bedenken Sie dann, dass in diesem Fall ein einjähriger Mietvertrag in der Regel das Optimum zwischen der niedrigsten Miete und der größten Flexibilität ist.

2: Möchten Sie lieber die niedrigste monatliche Miete oder den niedrigsten Gesamtpreis über einen bestimmten Zeitraum wählen?

Denken Sie als Mieter daran, dass Vermieter die Miete nicht gerne senken. Dies untergräbt die von Vermietern in der Immobilienwelt verwendeten Berechnungsmodelle. Die smarte Alternative ist, ein bis zwei mietfreie Monate auf Basis einer Jahresmiete zu erreichen. Etwas, das viele Vermieter gerne tun. Das Ergebnis? Eine Einsparung von 8% bis 16% auf die jährlichen Gesamtmietkosten.  

Für große(r) Unternehmen ist es auch klug, sich zusätzliche Investitionen anzusehen, die getätigt werden müssen. Ein fünfjähriger Mietvertrag bedeutet in der Regel, dass der Vermieter auch in die Renovierung Ihres neuen Büros investiert, einen sogenannten Investitionsbeitrag. Diese Kosten können manchmal Tausende von Euro erreichen, aber sie können über mehrere Mietperioden verteilt werden (einschließlich der Mietdauer aller Mieter nach Ihnen).  

4. Ein Mietpreis inklusive Zusatzleistungen (Full-Service)

Prüfen Sie, welche Kosten enthalten sind und welche nicht. Ist es eine Pauschalmiete oder ein nackter Quadratmeter? Schauen Sie sich die Struktur der Miete genau an. Was ist enthalten und was nicht? Immer öfter ist die Miete eine Pauschalmiete. Das heißt, die Miete beinhaltet Gas-, Wasser-, Strom-, Telefon- und Internetkosten, aber auch Park- und Besprechungsgebühren. Sogar Kaffee und Mittagessen sind oft inklusive. Daher sollten Sie diese zusätzlichen Kosten immer im Auge behalten und sich nicht zu niedrigen Mietpreisen hingezogen fühlen, die oft nur die nackte Miete beinhalten.

 

5. Vermeiden Sie es, Möbel zu verschwenden und treffen Sie eine nachhaltige Wahl

Müssen Sie unbedingt Möbel für Ihr neues Büro kaufen? Oft können Sie Möbel für nur 50 € pro Monat mieten. Dies ist dann im Mietpreis enthalten. Darüber hinaus ist ein guter Verhandlungspunkt "Ich würde gerne hier mieten, aber Sie müssen mir eine Pause auf den Büromöbeln geben. Der Vermieter zieht es vor, die ursprüngliche Miete zu erhalten, ist aber oft bereit, die Möbel als Anreiz zu verschenken.  

All-in-Preise werden immer häufiger. Natürlich zahlen Sie einen höheren Mietpreis, aber die Gesamtbetriebskosten können erheblich niedriger sein.  

Abschließend kann gesagt werden, dass es viele Möglichkeiten gibt, die Bürokosten zu senken, die eine Entscheidungsfindung und manchmal Kompromisse erfordern, aber es muss kein unangenehmer Prozess sein oder einer, der sich drastisch auf Ihre Geschäftsstrategie auswirkt. Nachdem Sie die verschiedenen Tipps durchgegangen sind, um Geld bei der Büromiete zu sparen, können Sie entscheiden, welcher Standort, welche Bürogröße und welcher Mietvertrag Ihre Kosten optimieren und am besten zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passen. Bei Flexas.com sind wir hier, um Ihnen bei diesem Prozess zu helfen. Zögern Sie nicht, einen unserer Bürospezialisten zu kontaktieren, er ist da, um Sie zu führen und die besten Lösungen für Sie zu finden.