Le travail dans un bureau hybride est-il l'avenir ?

Publié par: Julia van Ramshorst
Salon de bureau et espace de travail flexible

Avec l'évolution rapide de la vaccination et le déclin des infections, les entreprises réfléchissent à la manière dont elles vont aménager leur bureau dans le monde post-COVID. 

Les bureaux traditionnels changent lentement. Pendant la pandémie, la majorité des employés travaillaient à domicile. Certains ont aimé travailler à la maison, tandis que d'autres avaient hâte de retourner au bureau. La question qui se pose alors est la suivante : comment peut-on y remédier et qu'est-ce que cela implique ?  

En quoi consiste la "nouvelle façon de travailler" ?

Les universitaires et les visionnaires techniques parlent des possibilités du télétravail depuis les années 1980. Jusqu'à présent, le travail à distance était peu ou pas du tout présent dans les entreprises. Toutefois, le coronavirus s'étant imposé dans le monde, les entreprises se demandent désormais si elles peuvent travailler efficacement à distance. En effet, ces derniers mois ont prouvé que la plupart des employés peuvent très bien accomplir leurs tâches et leurs réunions sans être au bureau. Cela est dû à la fonctionnalité croissante des technologies de l'information et de la communication.  

L'expression "nouvelle façon de travailler" désigne une vision qui consiste à rendre le travail plus efficace, plus efficient et plus agréable, tant pour l'employeur que pour l'employé. Cela se fait en plaçant l'employé au centre et en lui donnant la liberté (dans certaines limites) de déterminer comment, où et quand il travaille. Dans ce cas, l'employé peut décider de travailler à son domicile ou dans un autre lieu de son choix afin de créer un environnement de travail idéal.  

Qu'adviendra-t-il du bureau traditionnel ?

Bien sûr, les entreprises ne vont pas simplement dire adieu à leurs bureaux. Après tout, un bureau est plus qu'un simple lieu de travail. C'est aussi un endroit où l'on peut se rencontrer, travailler ensemble, se détendre ou simplement se concentrer lorsque cela n'est pas possible à la maison. En outre, tous les postes ne pourront pas être occupés à distance parce que, par exemple, ils nécessitent certains outils ou ressources qui ne sont disponibles qu'au bureau. Il est donc important de commencer à réfléchir à la manière dont nous faisons évoluer le bureau traditionnel.   

Qu'est-ce qu'un bureau hybride ?  

Un terme que vous entendez probablement de plus en plus est celui de bureau hybride. Un bureau hybride est un lieu de travail qui permet aux employés de travailler à la fois au bureau et à distance.   

De cette manière, les employés ont la possibilité de déterminer leur propre rythme de travail. Par conséquent, une bonne relation employeur-employé est plus que jamais basée sur la confiance mutuelle. Au cours de l'année écoulée, les réunions et rencontres virtuelles ont été considérées comme efficaces et fructueuses. La technologie et la communication numériques sont appropriées lorsque le temps et l'espace sont restreints, mais elles ne remplacent pas les interactions sociales au bureau. Par conséquent, le cœur du travail hybride consiste à se réunir et à collaborer dans un espace de bureau physique, également appelé bureau hybride. 

Comment mettre en place une politique de bureau hybride ?  

Covid-19 a fait en sorte que les entreprises passent complètement au travail à domicile de manière assez soudaine finalement. Cependant, les possibilités de travailler à domicile ont dû être élargies et facilitées. Votre entreprise a probablement établi des directives et des attentes à court terme pour garantir le bon déroulement du travail à domicile. Le travail hybride nécessite également ces attentes et ces lignes directrices pour garantir son succès à long terme. Il est donc important de mettre en place une ligne directrice, sous la forme d'une politique.    

Dans les étapes suivantes, nous expliquons brièvement comment créer cette politique :  

1. À quels employés la politique du bureau hybride s'applique-t-elle ?  

Tous les postes au sein d'une entreprise ne permettent pas de travailler à distance. Certains employés ont besoin de certaines installations ou de certains outils pour effectuer leur travail. Par conséquent, portez un regard critique sur les postes de vos employés. Indiquez ensuite dans la politique qui est en mesure de travailler à distance et ce dont ces employés ont besoin.  

2. Définir des lignes directrices et des attentes  

Comme indiqué précédemment, le travail hybride repose largement sur la confiance, mais aussi sur les attentes de l'employeur ou du responsable d'une équipe. Chacun verra cela différemment. Il est donc important de mettre sur papier des directives claires afin que les deux parties soient sur la même longueur d'onde.  

Par exemple, discutez du nombre de jours où les employés travaillent à distance et du nombre de jours où ils sont physiquement présents au bureau. Comment se préparent-ils au travail hybride, quelles sont les attentes lors des réunions à distance et quelles sont les attentes lorsqu'ils travaillent au bureau ? Examinez également comment ils peuvent gérer leur temps pour continuer à tirer le meilleur parti de la collaboration virtuelle. En outre, il est également important de penser aux indemnités (de déplacement). Après tout, si les employés travaillent à domicile, ils n'ont pas besoin de parcourir des kilomètres pour se rendre au bureau. Dressez une liste des valeurs (fondamentales), des attentes et des scénarios afin que tous les domaines soient couverts.   

3. De quoi les employés ont-ils besoin pour pouvoir travailler confortablement en hybride ?  

Le bureau dispose souvent de tous les outils et installations nécessaires au bon fonctionnement des employés. Il est donc important d'examiner ce qui est nécessaire pour que cela fonctionne également à distance. Par exemple, les employés peuvent-ils déplacer les ordinateurs vers des sites distants et comment peuvent-ils accéder aux outils et aux applications à partir de là ?   

Veillez à prêter une attention particulière aux outils et aux ressources qui peuvent être utilisés à distance et assurez-vous que les employés savent également comment les utiliser. En cas d'échec, quelqu'un devra être en mesure d'aider vos employés à distance.

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Working in an hybrid office

4. Prendre en compte la sécurité des données et des informations sensibles  

Les technologies modernes de l'information et de la communication offrent de nombreuses possibilités, mais sans une sécurité appropriée, les données sensibles peuvent tomber entre les mains de pirates informatiques. Cela peut avoir un impact considérable sur votre entreprise et créer des situations désagréables si l'on n'y prend garde. Assurez-vous que vous disposez des bonnes directives en matière de sécurité et communiquez-les à vos employés, afin qu'ils sachent comment agir et qu'ils puissent également travailler en ligne à distance en toute sécurité.   

Mise en place et conception d'un bureau hybride  

À quoi ressemble un bureau hybride ?  

À l'avenir, les bureaux auront une nouvelle fonction. Le bureau n'est plus considéré comme un endroit où les employés se rendent uniquement pour travailler. Il est désormais considéré comme un lieu destiné à favoriser l'innovation et la connexion. La conception d'un bureau du futur repose sur les mots-clés suivants : collaboration, créativité et renforcement de l'esprit d'équipe.   

Cela signifie que la structure des bureaux est en train de changer. L'accent sera moins mis sur les postes de travail et davantage sur les espaces de brainstorming, les salons, les espaces événementiels, les bars (à café) et les espaces de rencontre. Un exemple de modèle de bureau innovant est le "hub-and-spoke". Le siège (le hub) est situé dans une grande ville et est utilisé pour les réunions, les événements et les rencontres. Les établissements plus petits (les rayons) sont situés dans les villes environnantes, plus près des lieux de résidence des employés ou des clients, où ils peuvent travailler plusieurs jours par semaine.

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Rue Traversiere 21 in Paris
Un bureau aménagé en espace de rencontre et de détente situé sur Rue Traversière 15, Paris 

Plan pas à pas pour un bureau hybride  

Dans les sections suivantes, les étapes de la création et de la mise en place d'un bureau hybride seront abordées.   

1. Évaluez votre bureau physique actuel   

Dans votre politique de bureau hybride, vous avez défini qui, où et quand les employés travailleront à distance. Une façon simple de le faire est de mener une enquête ou de nommer une personne responsable du groupe de travail hybride. Cela vous donne une idée de qui est physiquement présent au bureau et à quel moment. Évaluez ensuite si vous avez suffisamment, trop ou pas assez d'espace de bureau dans votre bureau actuel.   

2. Déterminez votre objectif de disposer d'un bureau hybride  

Une fois que vous avez déterminé le nombre de pieds carrés d'espace de bureau dont vous aurez besoin pour votre bureau hybride, vous pouvez prendre des mesures concrètes. Avant de le faire, il est important d'examiner les raisons qui vous poussent à mettre en place un bureau hybride. Par exemple, votre objectif est-il le bien-être de vos employés ou la réduction des coûts pour l'entreprise ? Et pourquoi est-ce important ?  

3. Concevez votre bureau hybride en fonction de votre vision  

Maintenant que la vision de votre entreprise est claire, vous pouvez examiner ce qui doit changer dans votre bureau actuel pour soutenir cette vision.   

Par exemple, si vous disposez d'un excédent d'espace de bureau, vous devrez chercher comment utiliser cet espace à bon escient. Vous pouvez par exemple sous-louer une partie de votre bureau ou réorganiser l'espace de bureau. Si vous souhaitez augmenter les rencontres au bureau, vous pouvez, par exemple, remplacer (une partie) des postes de travail par des espaces socialement interactifs ou un salon confortable. En outre, pensez à des salles de concentration séparées pour les employés qui ne peuvent pas se concentrer chez eux ou dans un environnement ouvert.

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Bueau a louer 40 rue du louvre
Un poste de travail séparé pour les employés qui ne peuvent pas se concentrer dans un environnement sur Rue du Louvre 40, Paris 

4. Fournir des ressources suffisantes  

Certains employés aimeront toujours travailler physiquement au bureau, tandis que d'autres travailleront complètement à distance. Il est donc important de veiller à ce qu'il y ait suffisamment d'installations et de ressources disponibles à la fois pour le travail à distance et au bureau. Si la majorité de vos employés travaillent à domicile, l'emplacement physique du bureau peut être perturbé. Veillez donc à ce qu'il y ait suffisamment de postes de travail, d'ordinateurs, de matériel et de logiciels disponibles dans le bureau hybride également.   

5. Tenir compte des règles d'hygiène.  

Pour protéger votre organisation dans certaines situations, comme la pandémie actuelle, il est important que la conception des bureaux soit conforme aux règles d'hygiène. Même si les infections diminuent, il est toujours important de tenir compte de la société de 1,5 mètre dans les bureaux. Assurez-vous d'avoir les bons agencements et des postes de travail flexibles et propres lorsque quelqu'un d'autre va les utiliser.   

Outre le respect des règles d'hygiène, vous pouvez également créer des postes de travail en plein air, par exemple. Le travail en plein air présente plusieurs avantages et peut empêcher la propagation de (futurs) virus dans les bureaux traditionnels.  

Pourquoi choisir de travailler en mode hybride ?  

Avantages  

La "nouvelle façon de travailler" sous la forme du travail hybride est l'avenir. La flexibilité et la commodité de ne pas se rendre sur son lieu de travail sont des aspects attrayants du travail hybride. L'employé peut déterminer, dans le cadre des directives de l'employeur, sa façon de travailler, ce qui accroît son bien-être. Lorsque des dispositions appropriées sont prises au sein de l'équipe, chacun peut travailler comme il l'entend.   

Si nécessaire, le bureau physique peut toujours être utilisé, mais dans un cadre différent. Le bureau sera meublé différemment, mais il s'agira toujours d'un lieu où vous pourrez travailler ensemble, vous concentrer et vous rencontrer. En outre, l'employeur peut jeter un regard critique sur la quantité d'espace de bureau et éventuellement l'économiser, par exemple en sous-louant le bureau.   

Défis  

Bien sûr, la forme hybride de travail n'a pas que des avantages. L'aspect social du travail dans un bureau ne peut être remplacé par des réunions virtuelles. Comme on se voit moins, certains collègues peuvent se sentir seuls. Il est donc important de rester en contact étroit les uns avec les autres à ce sujet. La communication est également plus difficile lorsque vous ne vous parlez pas physiquement. Un message peut passer différemment et donc provoquer plus rapidement une gêne (invisible). En outre, vous ne pouvez pas vous rendre au bureau de quelqu'un pour lui demander des explications. Veillez à rester en contact les uns avec les autres et, si nécessaire, organisez des réunions ou des apéritifs occasionnels avec l'ensemble de l'entreprise ou de l'équipe.   

Un autre défi du travail hybride est le manque d'engagement qui guette l'entreprise et l'équipe. Le travail à distance est surtout individuel et peut affecter l'engagement. L'esprit d'équipe et l'identification aux objectifs de l'entreprise sont des valeurs essentielles pour la productivité d'un employé. Il est donc important d'y accorder de l'importance. Organisez des discussions régulières avec vos employés et veillez à ce qu'ils se fixent également des objectifs individuels (mesurables) pour qu'ils restent motivés, productifs et engagés. Les sorties, les événements et les réunions (dans le jardin de l'entreprise) peuvent également favoriser l'esprit d'équipe.   

Trouvez votre nouveau bureau hybride  

Un bureau hybride permet aux employés d'avoir le contrôle de leur vie professionnelle. En raison de la pandémie, de nombreux employés en ont fait l'expérience et ont conclu qu'ils aimaient le travail flexible. Nous voyons le bureau traditionnel se transformer lentement en bureau hybride. Êtes-vous convaincu des possibilités du travail hybride ? Vous souhaitez évoluer dans votre espace de bureau actuel ? Contactez l'un de nos spécialistes en bureaux et ils se feront un plaisir de vous aider à trouver votre nouveau bureau (hybride).