Is hybride werken op kantoor de toekomst?

Door: Julia van Ramshorst
hybride kantoor

Nu het vaccineren snel gaat en de besmettingen afnemen, zijn bedrijven aan het nadenken hoe ze het kantoor gaan inrichten in de post-COVID-wereld. In een eerder artikel publiceerden we al wat de visie is van bekende bedrijven op hun kantoor na COVID-19.

Het traditionele kantoor is immers langzaam aan het veranderen. Tijdens de pandemie heeft de meerderheid van de werknemers thuisgewerkt. Sommigen beviel het thuiswerken goed, terwijl anderen ernaar uitkeken om weer terug te gaan naar kantoor. De vraag is dan ook: hoe kan hier een compromis in gesloten worden en wat komt daar allemaal bij kijken?

Wat houdt 'het nieuwe werken' in?

Al sinds de jaren tachtig praten academici en technische visionairs over de mogelijkheden van telewerken. Tot op heden is werken op afstand nog weinig tot niet doorgevoerd bij bedrijven. Doordat het coronavirus zich opdrong aan de wereld zijn bedrijven nu toch aan het kijken of ze doeltreffend op afstand kunnen werken. De afgelopen maanden hebben namelijk bewezen dat de meeste werknemers prima hun taken en vergaderingen kunnen volbrengen zonder op kantoor te zijn. Dit is te danken aan de groeiende functionaliteit van informatie- en communicatietechnologieën.

De term 'het nieuw werken' is een visie om werken effectiever, efficiënter en plezieriger te maken voor zowel werkgever als werknemer. Dit wordt gedaan door de werknemer centraal te zetten en deze de vrijheid te geven (binnen bepaalde grenzen) om zelf te bepalen hoe, waar en wanneer hij of zij werkt. In dat geval mag zelf bepaald worden of er thuis gewerkt wordt, of op een andere locatie naar keuze om zo een ideale werkomgeving te creëren.

Wat gaat er met het traditionele kantoor gebeuren?

Natuurlijk zullen bedrijven niet zomaar gedag zeggen tegen hun kantoor. Een kantoor is immers meer dan alleen een werkplek. Het is ook een plek om elkaar te ontmoeten, met elkaar te werken, om te ontspannen of juist om te concentreren, wanneer dat thuis niet mogelijk is. Ook zullen niet alle posities op afstand kunnen werken omdat ze bijvoorbeeld bepaalde tools of hulpmiddelen nodig hebben die alleen op kantoor beschikbaar zijn. Daarom is het van belang dat we gaan nadenken over hoe we het traditionele kantoor evolueren.

Wat is een hybride kantoor?

Een term die je waarschijnlijk steeds vaker hoort vallen, is een hybride kantoor. Een hybride kantoor is een werkplek die faciliteert dat werknemers zowel op kantoor als op afstand kunnen werken.

Op deze manier krijgen werknemers de mogelijkheid om zelf hun werkritme te bepalen. Daardoor berust een goede werkgever-werknemer relatie meer op onderling vertrouwen dan ooit. Virtueel vergaderen en bijeenkomen werd het afgelopen jaar gezien als succesvol en efficiënt. Digitale technologie en communicatie is geschikt wanneer er weinig tijd en ruimte is, maar het vervangt niet de sociale interactie op kantoor. Daarom is de kern van hybride werken het samenkomen en samenwerken in een fysieke kantoorruimte, ook wel het hybride kantoor genoemd.

Hoe zet je een hybride kantoorbeleid op?

Covid-19 heeft ervoor gezorgd dat bedrijven vrij plotseling toch volledig op thuiswerken over moesten gaan. De mogelijkheden voor thuiswerken moesten wel uitgebreid en gefaciliteerd worden. Waarschijnlijk heeft jouw bedrijf richtlijnen en verwachtingen voor korte termijn opgesteld, zodat het thuiswerken soepel verliep. Ook voor het hybride werken zijn deze verwachtingen en richtlijnen nodig omdat ervoor te zorgen dat het succesvol is op lange termijn. Het is daarom van belang om een richtlijn, in de vorm van een beleid, in te voeren.

In de volgende stappen leggen we kort uit hoe je dit beleid kunt opstellen

1. Voor welke werknemers geldt het hybride kantoorbeleid?

Niet elke positie binnen een bedrijf heeft de mogelijkheid om op afstand te werken. Sommige werknemers hebben bepaalde faciliteiten of hulpmiddelen nodig om hun werk uit te voeren. Werp daarom een kritische blik op functies van jouw werknemers. Neem vervolgens in het beleid op wie in de mogelijkheid is om op afstand te werken en wat deze werknemers nodig hebben.

2. Stel richtlijnen en verwachtingen op

Zoals eerder aangeven berust hybride werken voor een groot deel op vertrouwen, maar ook op de verwachtingen van de werkgever of de manager van een team. Iedereen zal hier op een andere manier tegenaan kijken. Het is daarom van belang om duidelijke richtlijnen op papier te zetten zodat beide partijen op een lijn zitten.

Bespreek bijvoorbeeld het aantal dagen dat werknemers op afstand werken en het aantal dagen dat zij fysiek op kantoor aanwezig zijn. Hoe bereiden zij het hybride werken voor, wat wordt er verwacht tijdens vergaderingen op afstand en wat zijn de verwachtingen als zij op kantoor werken? Bekijk ook hoe zij hun tijd in kunnen vullen om toch het maximale te halen uit het virtuele samenwerken. Daarnaast is het ook van belang om na te denken over de (reiskosten)vergoedingen. Als werknemers vanuit huis werken, hoeven zij immers geen kilometers af te leggen om naar kantoor te reizen. Maak zo een lijst van (kern)waarden, verwachtingen en scenario's zodat alle vlakken afgedekt zijn.

3. Wat hebben werknemers nodig om comfortabel hybride te kunnen werken?

Op kantoor zijn vaak alle hulpmiddelen en faciliteiten aanwezig zodat werknemers goed kunnen werken. Het is daarom van belang om te kijken wat nodig is om dit ook op afstand te laten slagen. Kunnen werknemers bijvoorbeeld de computers naar externe locaties verplaatsen en hoe kunnen zij vanaf daar toegang krijgen tot de tools en apps?

Zorg ervoor dat er aandachtig wordt gekeken naar de hulpmiddelen en tools die op afstand gebruikt kunnen worden en zorgt dat de werknemers ook weten hoe zij dit moeten gebruiken. Indien dit niet lukt zal iemand jouw werknemers op afstand moeten kunnen helpen.

Image
Working in an hybrid office

4. Denk aan de beveiliging van gevoelige gegevens en data

De moderne informatie- en communicatietechnologieën brengen veel mogelijkheden met zich mee, maar zonder de juiste beveiliging kunnen gevoelige gegevens in handen vallen van hackers. Dit kan een enorme impact hebben op jouw bedrijf en voor nare situaties zorgen als er niet secuur mee gehandeld wordt. Zorg daarom voor de juiste beveiligingsrichtlijnen en communiceer dit met jouw werknemers, zodat zij weten hoe ze moeten handelen en dat zij ook op afstand veilig online kunnen werken.

Het opzetten en inrichten van een hybride kantoor

Hoe ziet een hybride kantoor eruit?

In de toekomst hebben kantoren een nieuw doel. Het kantoor wordt niet meer gezien als een plek waar werknemers alleen maar heen gaan om te werken. Het wordt nu gezien als een plek om innovatie en verbinding te stimuleren. Het ontwerp van een toekomstig kantoor is op basis van de kernwoorden: samenwerking, creativiteit en het verhogen van de teamspirit.

Dat betekent dat de structuur binnen kantoren veranderd. Er wordt minder gefocust op werkplekken en meer op brainstormruimtes, lounges, evenenemtenruimtes, (koffie)bars en ruimtes om elkaar te ontmoeten. Een voorbeeld van een innovatief kantoormodel is de hub-and-spoke. Het hoofdkantoor (de hub) is gevestigd in een grote stad en wordt gebruikt voor vergaderingen, evenementen en bijeenkomsten. De kleinere vestingen (de spokes) zijn gevestigd in omliggende steden, dichterbij woonlocaties van werknemers of klanten waar zij een aantal dagen per week kunnen werken.

Image
Weteringschans in Amsterdam

Een ruimte om elkaar te ontmoeten en ontspannen aan de Weteringschans 165, Amsterdam

Stappenplan voor een hybride kantoor 

In de volgende paragrafen zullen de stappen van het inrichten en opzetten van een hybride kantoor besproken worden.  

1. Evalueer je huidige fysieke kantoor 

In jouw hybride kantoorbeleid heb je in kaart gebracht wie, waar en wanneer op afstand gaan werken. Een makkelijke manier om dit te inventariseren is door het afnemen van een enquête of door het aanstellen van een verantwoordelijke voor de werkgroep hybride werken. Op deze manier krijg je een beeld wie er wanneer fysiek op kantoor aanwezig is. Evalueer vervolgens of je genoeg, te weinig of juist te veel kantoorruimte in je huidige kantoor hebt.  

2. Bepaal jouw doel voor het hebben van een hybride kantoor 

Wanneer je in kaart hebt gebracht hoeveel m2 kantoorruimte je nodig hebt voor jouw hybride kantoor, kun je concrete stappen nemen. Voordat je dit doet, is het belangrijk dat je jouw redenen voor het faciliteren van een hybride kantoor onderzoekt. Is jouw doel bijvoorbeeld het welzijn van je werknemers waarborgen of lagere kosten voor het bedrijf? En waarom is dit belangrijk? 

3. Richt jouw hybride kantoor in op basis van jouw visie 

Nu de visie van jouw bedrijf duidelijk is, kan er gekeken worden wat er aan jouw huidige kantoor moet veranderen om deze visie te ondersteunen.  

Als je bijvoorbeeld een overschot aan kantoorruimte hebt, zul je moeten bekijken hoe je deze ruimte nuttig kunt gebruiken. Je kunt bijvoorbeeld een deel van je kantoor onderverhuren of je richt de kantoorruimte op een andere manier in. Als je het samenkomen op kantoor wilt verhogen kun je (een deel van) de werkplekken bijvoorbeeld vervangen door sociaal interactieve ruimtes of een comfortabele loungeruimte. Denk daarnaast ook aan aparte concentratieruimtes voor de werknemers die zich thuis of in een open omgeving niet kunnen concentreren. 

Image
De mr. treublaan in Amsterdam

Diverse ruimtes om te concentreren aan de Mr. Treublaan 7, Amsterdam

4. Zorg voor voldoende hulpmiddelen 

Bepaalde werknemers zullen graag nog fysiek op kantoor willen werken, terwijl andere werknemers volledig op afstand gaan werken. Het is daarom belangrijk om te zorgen dat er zowel voor op afstand werken als voor op kantoor voldoende faciliteiten en hulpmiddelen aanwezig zijn. Als de meerderheid van jouw werknemers thuis werkt, kan de fysieke kantoorlocatie ontregeld zijn. Zorg er daarom voor dat er ook in het hybride kantoor voldoende werkplekken, computers, hardware en software beschikbaar zijn.  

5. Houd rekening met de hygiënevoorschriften 

Om jouw organisatie te beschermen in bepaalde situaties, zoals de huidige pandemie, is het belangrijk dat het kantoorontwerp voldoet aan de hygiënevoorschriften. Ook nu de besmettingen afnemen, is het nog van belang dat we rekening houden met de 1,5 meter samenleving op kantoor. Zorg voor de juiste indelingen en maak flexibele werkplekken schoon wanneer een ander deze gaat gebruiken.  

Naast het volgen van de hygiënevoorschriften kun je bijvoorbeeld ook werkplekken in de buitenlucht creëren. Werken in de buitenlucht heeft verschillende voordelen en het kan de verspreiding van (toekomstige) virussen in traditionele kantoren voorkomen.  

Waarom zou je kiezen voor hybride werken? 

Voordelen 

Het ‘nieuwe werken’ in de vorm van hybride werken is de toekomst. De flexibiliteit en het gemak van niet reizen naar je werkplek zijn aantrekkelijke aspecten van hybride werken. De werknemer kan zelf bepalen, binnen de richtlijnen van de werkgever, hoe hij of zij werkt. Deze flexibiliteit verhoogt het welzijn van de werknemer. Wanneer er goede afspraken gemaakt worden binnen het team, kan iedereen werken op een manier die hij of zij fijn vindt.  

Waar nodig, kan er nog steeds gebruik gemaakt worden van het fysieke kantoor, alleen in een andere setting. Het kantoor zal anders ingericht worden maar het zal nog steeds een plek zijn waar je kunt samenwerken, concentreren en elkaar kunt ontmoeten. Bovendien kan de werkgever kritisch naar de hoeveelheid kantoorruimte kijken en hier eventueel op besparen door bijvoorbeeld het kantoor te onder te verhuren.  

Uitdagingen 

Natuurlijk heeft de hybride vorm van werken niet alleen maar voordelen. Het sociale aspect van werken op kantoor kan niet worden vervangen door virtuele ontmoetingen. Doordat men elkaar minder ziet, kunnen sommige collega's vereenzamen. Het is daarom van belang om hier goed met elkaar over in gesprek te blijven. Ook de communicatie is lastiger wanneer je elkaar niet fysiek spreekt. Een bericht kan anders overkomen en daardoor sneller voor (niet zichtbare) ergernissen zorgen. Daarnaast kun je niet even gemakkelijk naar iemands bureau lopen om meer uitleg te vragen. Zorg ervoor dat je met elkaar blijft communiceren en plan zo nodig af en toe een vergadering of borrel met het hele bedrijf of team in.  

Een andere uitdaging aan hybride werken is het gebrek aan betrokkenheid dat op de loer ligt bij het bedrijf en het team. Op afstand werken is veelal individueel en kan de betrokkenheid beïnvloeden. De teamspirit en identificatie met de doelen van het bedrijf zijn kernwaarden voor de productiviteit van een werknemer. Het is daarom van belang om hier waarde aan te hechten. Houd regelmatig gesprekken met je werknemers en zorg ervoor dat zij ook individueel (meetbare) doelen stellen om hen gemotiveerd, productief en betrokken te houden. Ook kunnen uitjes, events en bijeenkomsten (in de bedrijfstuin) de teamspirit bevorderen.  

Vind jouw nieuwe hybride kantoor 

Een hybride kantoor zorgt ervoor dat werknemers de regie hebben over hun werkleven. Door de pandemie hebben veel werknemers hiervan geproefd en geconcludeerd dat ze het fijn vinden om flexibel te werken. Wij zien het traditionele kantoor langzaam veranderen naar een hybride kantoor. Ben jij overtuigd van de mogelijkheden van hybride werken? Zou je graag schalen in je huidige kantoorruimte? Neem contact op met een van onze kantoorspecialisten en ze helpen jou graag aan jouw nieuwe (hybride) kantoor.